Geschäftliche Herausforderungen
UNSER KUNDE
Unser Kunde ist ein weltweit führendes Technologieunternehmen, das auf Lösungen für Geschäftsreisen und Unterbringung spezialisiert ist. Das Unternehmen verarbeitet täglich ein enormes Aufkommen an internationalen Lieferantenrechnungen.
Globale Rechnungsdisparität
Rechnungsformulare variieren von Land zu Land. Sie sind anspruchsvoll in der Verarbeitung und unterliegen komplexen Vorschriften, die eine strikte Einhaltung der Datenschutzbestimmungen erfordern.
- Regionale Komplexität: Der Geschäftsbetrieb unterliegt vielschichtigen lokalen Richtlinien und strengen Datenschutzvorgaben – allen voran der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
- Datenfragmentierung: Die manuelle Verarbeitung großer Mengen unstrukturierter Dokumente birgt erhebliche Risiken. Dazu zählen Erfassungsfehler und Zahlungsverzögerungen ebenso wie die Gefahr von Rechnungsverlust oder Betrugsversuchen.
- Technical Hurdles: Die automatisierte Datenextraktion aus unformatierten Rechnungen ist eine komplexe Herausforderung. Grund dafür sind variable Tarifstrukturen, komplizierte Kalkulationen sowie die Notwendigkeit von Plausibilitätsprüfungen (Cross-Referencing) oder das Entziffern unregelmäßiger Handschriften.
Die Zielsetzung
Seitens unserer Auftraggebenden wird eine belastbare Lösung angestrebt, um die präzise und fristgerechte Abwicklung sämtlicher Rechnungseingänge zu gewährleisten. Dabei stehen die uneingeschränkte Einhaltung lokaler Rechtsvorschriften sowie die lückenlose Compliance im Fokus.
Projektumfang
- Filter invoices attached to the mass emails
- Validierung von E-Mails mit fehlenden Rechnungsanhängen
- Extraktion von Daten aus erkannten Rechnungen
- E-Mail-Bearbeitung zur Nachverfolgung mit Lieferanten
Lösung
Zur Erfüllung der Anforderungen unserer Kunden hat DIGI-TEXX ein ganzheitliches Konzept entwickelt. Dieses vereint spezialisierte Fachkräfte mit einem prozessorientierten Ansatz, um Arbeitsabläufe durch automatisierte Texterkennung, Dokumentenanalyse und Musteridentifikation effizient zu strukturieren.
Projektverarbeitungs-Workflow
Sobald das System von DIGI-TEXX eingehende Rechnungen von Kunden erkennt, führen die Systeme automatisch die Vorverarbeitung durch (Auto-Klassifizierung, Auto-Optimierung, Auto-Rotation). Im Anschluss übernimmt, DIGI-XTRACT – unsere Engine zur optischen Zeichenerkennung (OCR) – die Extraktion der erforderlichen Daten.
- DIGI-Xtract – Minimierung des manuellen Aufwands und Eliminierung von Flüchtigkeitsfehlern
Unsere OCR-Engine beherrscht über 30 Sprachen und identifiziert selbst komplexe Handschriften mit einer branchenführenden Präzision von bis zu 98%.
- Natural Language Processing (NLP) – Beschleunigung von Analyse und Validierung
NLP wird für die hochmoderne Klassifizierung von Datentypen sowie den intelligenten Datenabgleich eingesetzt.
- Machine Learning (ML) – Zeitersparnis bei Kategorisierung und Labeling
Dies ermöglicht es dem System, Kontexte zu verstehen und relevante Informationen selbst aus Feldern ohne standardisierte Struktur zuverlässig zu erfassen.
Durch das Zusammenspiel dieser drei Dienste werden zahlreiche Datenfelder ohne manuelles Eingreifen erfasst, verarbeitet und validiert. Die direkte Übermittlung an die Kunden spart wertvolle Zeit und Kosten, während gleichzeitig die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum reduziert wird.
In Fällen, in denen Datenfelder fehlen oder Validierungsschritte erforderlich sind, fordert das System eine menschliche Überprüfung an. Unser Team bietet hierfür erfahrene Fachkräfte mit über zehn Jahren Expertise in verschiedenen Rechnungsstandards und fundierten Sprachkenntnissen in Deutsch, Englisch, Japanisch, Chinesisch und Vietnamesisch.
UNSER ANGEBOT
- SPRACHEN: Alle lateinbasierten Sprachen, Chinesisch, Japanisch, Hebräisch und Russisch.
- MEDIENTRAINING-SERVICE: Auf Wunsch des Kundens werden neue Rechnungen von unseren Fachkräften dazu genutzt, das System zu trainieren und die Extraktionsleistung zu steigern.
- 24/7: Das automatisierte System arbeitet rund um die Uhr zur Sicherstellung Ihrer Geschäftskontinuität.
- DATENSICHERHEIT: Die Implementierung der Lösung im jeweiligen Land erfolgt gemäß den Standards der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
GESCHÄFTSERGEBNIS
Folglich haben wir unsere Kunden bei der Rechnungsbearbeitung entlastet und ihr tägliches Arbeitspensum reduziert.
VOR dem Einsatz von ML und NLP sowie der Optimierung der OCR
Teamgröße
- 20 FTEs
Bearbeitungsvolumen der Rechnungen
- Normaler Monat: ~ 110.000 Rechnungen/Monat
- Spitzenmonat: ~ 560.000 Rechnungen/Monat
NACH dem Einsatz von ML und NLP sowie der Optimierung der OCR
Teamgröße
- 10 FTEs, um 50% Reduzierung gegenüber der ursprünglichen Teamgröße.
Bearbeitungsvolumen der Rechnungen
- Normaler Monat: ca. 130.000 Rechnungen pro Monat
- Spitzenmonat: ca. 660.000 Rechnungen pro Monat
Reduzierung der Bearbeitungszeit pro Rechnung
- 5 minutes of manual processing one invoice takes ~ 30 seconds/ invoice
