Cải Thiện Độ Chính Xác Trích Xuất Dữ Liệu Hóa Đơn: Các Cách Triển Khai Chiến Lược Và Tốt Nhất

Trong thế giới vận hành bằng dữ liệu ngày nay, các doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào các hệ thống tự động để tinh gọn hóa hoạt động. Một lĩnh vực then chốt mà tự động hóa đóng vai trò quan trọng là trích xuất dữ liệu hóa đơn. Trích xuất dữ liệu hóa đơn chính xác là điều cần thiết để quản lý tài chính hiệu quả, tuân thủ quy định và ra quyết định.

Tuy nhiên, đạt được độ chính xác cao trong quá trình này đòi hỏi thời gian và công sức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các cách thực hiện tốt nhất và chiến lược của DIGI-TEXX để cải thiện độ chính xác trong việc trích xuất dữ liệu hóa đơn.

Tìm Hiểu Tầm Quan Trọng Của Độ Chính Xác

Trước khi đi sâu vào các chiến lược, hãy cùng nhấn mạnh tầm quan trọng của độ chính xác trong việc trích xuất dữ liệu hóa đơn:

• Sự trung thực và đáng tin cậy về tài chính

Trích xuất dữ liệu hóa đơn chính xác là điều cần thiết để duy trì tính liêm chính về tài chính của tổ chức. Dữ liệu không chính xác dẫn đến những sai lệch về tài chính, lỗi trong báo cáo tài chính và khả năng gian lận tài chính. Khi hồ sơ tài chính bị xâm phạm, lòng tin giữa các bên liên quan, bao gồm nhà đầu tư, khách hàng và cơ quan quản lý bị suy giảm.

Độ chính xác cao trong việc trích xuất dữ liệu hóa đơn đảm bảo dữ liệu tài chính đáng tin cậy.

• Tuân Thủ Quy Định

Trong nhiều ngành, doanh nghiệp phải tuân thủ các yêu cầu theo quy định khắt khe chi phối việc báo cáo tài chính và lập hồ sơ. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các khoản tiền phạt đáng kể và hậu quả pháp lý. Trích xuất dữ liệu chính xác đảm bảo rằng các tổ chức đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ này, giảm thiểu rủi ro vi phạm quy định.

• Hiệu quả hoạt động

rích xuất dữ liệu hóa đơn chính xác góp phần đáng kể vào hiệu quả hoạt động. Dữ liệu được trích xuất chính xác giúp giảm thiểu nhu cầu can thiệp và sửa chữa thủ công, do đó đẩy nhanh chu kỳ xử lý hóa đơn. Hiệu quả này chuyển thành tiết kiệm chi phí do ít cần nhân lực hơn để xác minh và đối chiếu dữ liệu.

• Hỗ trợ quyết định hiệu quả

Dữ liệu chất lượng cao là nền tảng cho việc ra quyết định hiệu quả. Dữ liệu hóa đơn chính xác cung cấp cho tổ chức sự tin tưởng để đưa ra các quyết định sáng suốt dựa trên thông tin tài chính theo thời gian thực. Cho dù đó là đánh giá hiệu quả nhà cung cấp, tối ưu hóa dòng tiền hay đánh giá phân bổ ngân sách, dữ liệu chính xác đều rất quan trọng cho việc ra quyết định chiến lược.

• Quản lý dòng tiền được cải thiện

Trích xuất dữ liệu hóa đơn chính xác ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý dòng tiền. Thông tin chính xác về các khoản phải thu và phải trả cho phép các tổ chức dự báo dòng tiền chính xác hơn. Điều này giúp các doanh nghiệp lập kế hoạch hiệu quả cho các khoản đầu tư tương lai, quản lý nợ và nhu cầu vốn lưu động.

• Kiểm toán và Quản lý Rủi Ro

Dữ liệu chính xác là cần thiết cho các cuộc kiểm toán nội bộ và bên ngoài. Kiểm toán trở nên đơn giản hơn khi hồ sơ tài chính không có lỗi và các tổ chức thể hiện sự tuân thủ các quy định tài chính và kiểm soát nội bộ. Ngoài ra, trích xuất dữ liệu chính xác còn hỗ trợ trong việc xác định các rủi ro và lỗ hổng tiềm ẩn về tài chính, cho phép giảm thiểu rủi ro kịp thời.

• Phân tích Dữ liệu

Trong bối cảnh kinh doanh dựa trên dữ liệu hiện nay, trích xuất dữ liệu hóa đơn chính xác là nền tảng để có được những phân tích ý nghĩa. Dữ liệu chính xác có thể được phân tích để xác định xu hướng, tối ưu hóa mối quan hệ với nhà cung cấp, thương lượng các điều khoản tốt hơn và khám phá các cơ hội tiết kiệm chi phí. Những phân tích này thúc đẩy sự phát triển và tính cạnh tranh của doanh nghiệp.

• Giảm Thiếu Chi Phí

Trích xuất dữ liệu chính xác giúp giảm thiểu chi phí liên quan đến nhập dữ liệu thủ công, sửa lỗi và giải quyết tranh chấp. Nó giảm thiểu nhu cầu trao đổi qua lại với nhà cung cấp hoặc khách hàng về những sai sót trên hóa đơn, tiết kiệm cả thời gian và nguồn lực.

Cách Triển Khai Tốt Nhất Để Cải Thiện Độ Chính Xác

Cùng với sự thay đổi của thế giới nhờ chuyển đổi kỹ thuật số, độ chính xác của dữ liệu đóng vai trò không thể thay thế trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và chất lượng của dữ liệu được trích xuất từ mỗi hóa đơn. Dưới đây là một số cách thực hiện để nâng cao tỷ lệ chính xác được áp dụng trong các quy trình tài chính.

• Đầu tư vào Công nghệ OCR Tiên Tiến

Phần mềm OCR Chất lượng Cao: Đầu tư vào phần mềm Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) tiên tiến. Công nghệ OCR chất lượng cao có thể chuyển đổi chính xác văn bản được quét hoặc in trên hóa đơn hóa đơn thành dữ liệu có thể đọc được bằng máy.

Xử lý Ảnh OCR: Áp dụng các kỹ thuật xử lý trước để nâng cao chất lượng tài liệu được quét. Điều này bao gồm loại bỏ nhiễu (noise), điều chỉnh độ tương phản (contrast) và hiệu chỉnh độ nghiêng (skew) hoặc méo mó (distorion).

Hỗ trợ Nhiều Ngôn ngữ: Đảm bảo phần mềm OCR của bạn hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và bộ ký tự khác nhau để xử lý hóa đơn từ các vùng miền.

• Phân loại Tài liệu

Nhận dạng Loại Tài liệu (Document Type Recognition): Sử dụng các mô hình học máy để phân loại hóa đơn theo loại (ví dụ: hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, biên lai). Điều này giúp áp dụng các quy tắc trích xuất chính xác cho từng loại tài liệu.

Định tuyến Tự động (Automated Routing): Sau khi được phân loại, hệ thống sẽ tự động định tuyến hóa đơn đến các luồng xử lý phù hợp dựa trên loại của chúng.

Nâng Cao Chất Lượng Hóa Đơn Nhập (Enhancing the input invoice) liên quan đeens việc nâng cao chất lượng và tính rõ ràng của hóa đơn ngay khi nhận được. Điều này cải thiện đáng kể độ chính xác của trích xuất dữ liệu và giúp tinh gọn toàn bộ quy trình hóa đơn.

• Tạo mẫu trích xuất

Tạo Mẫu Tùy Chỉnh: Phát triển các mẫu tùy chỉnh cho các định dạng hóa đơn khác nhau mà tổ chức bạn thường nhận được. Mẫu này hoạt động như một bản hướng dẫn chi tiết cho quá trình trích xuất dữ liệu bằng cách xác định vị trí chính xác của các trường dữ liệu quan trọng trên hóa đơn.

Sử dụng AI để Học Mẫu : Tích hợp các thuật toán trí tuệ nhân tạo (AI) có khả năng học hỏi từ các hóa đơn trước đó để tự động thích ứng và cải thiện việc nhận dạng mẫu theo thời gian.

• Xác Thực Dữ Liệu

Quy tắc Xác Thực Dữ Liệu: Thiết lập các quy tắc xác thực để kiểm tra chéo dữ liệu được trích xuất với các tiêu chí được xác định trước. Ví dụ,. Kiểm tra xem số hóa đơn có khớp với đơn đặt hàng hay tổng số tiền trên hóa đơn có khớp với tổng tất cả chi tiết theo dòng mục.

Xử lý những ngoại lệ: Áp dụng cơ chế xử lý ngoại lệ cho dữ liệu không vượt qua kiểm tra xác thực. Điều này cho phép nhân viên có thẩm quyền kiểm tra và sửa chữa thủ công các sai lệch.

• Học Máy và Trí Tuệ Nhân Tạo

Mô hình Học Máy: Sử dụng các mô hình học máy để liên tục cải thiện độ chính xác trích xuất dữ liệu. Các mô hình này có thể phân tích các mẫu hóa đơn mới và các trường hợp ngoại lệ đã được xử lý thủ công để tự động học hỏi và thích ứng.

Gắn nhãn Dữ Liệu và Huấn Luyện: Sử dụng dữ liệu được gắn nhãn để đào tạo các thuật toán học máy. Dữ liệu này được sử dụng để huấn luyện các mô hình học máy nhận dạng các mẫu và trích xuất dữ liệu chính xác hơn.

Xử lý Ngôn ngữ Tự nhiên (NLP): Sử dụng các kỹ thuật NLP để hiểu và trích xuất dữ liệu văn bản phi cấu trúc, chẳng hạn như mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ trên hóa đơn, ghi chú hoặc nhận xét.

• Tận dụng Giám Sát của Con Người

Kiểm tra Bằng Con Người: Kết hợp bước kiểm tra của con người vào quy trình trích xuất dữ liệu để đảm bảo chất lượng và tính chính xác. Nhân viên có kinh nghiệm có thể xem xét các hóa đơn được đánh dấu ngoại lệ và các trường hợp nghi ngờ khác.

Cơ chế Phản Hồi: Khuyến khích người kiểm tra bằng con người cung cấp phản hồi trên các lỗi trích xuất dữ liệu. Phản hồi của người dùng có giá trị để tinh chỉnh các thuật toán học máy và cập nhật các quy tắc xác thực, giúp giảm thiểu lỗi trong tương lai.

• Chuẩn hóa Dữ Liệu

Định dạng Dữ Liệu (Data Normalization): Áp dụng các quy tắc thống nhất để định dạng dữ liệu trên tất cả các hóa đơn. Bao gồm định dạng ngày tháng chuẩn, ký hiệu tiền tệ và đơn vị đo lường. Bằng cách chuẩn hóa sẽ giúp giảm lỗi gây ra bởi dữ liệu không nhất quán

Xử lý Các Biến Thể: IÁp dụng các thuật toán có thể xử lý các cách trình bày dữ liệu khác nhau trên hóa đơn như: viết tắt, từ đồng nghĩa, hay đồng âm.

Cải Tiến Liên Tục Độ Chính Xác Trích Xuất Dữ Liệu Hóa Đơn

Công nghệ đổi mới liên tục phát triển để nâng cao quá trình tự động hóa. Do đó, điều quan trọng là đảm bảo quy trình trích xuất dữ liệu của bạn tiếp tục được cải thiện theo thời gian.

• Vòng Lặp Phản Hồi

Thiết lập các vòng lặp phản hồi để thu thập dữ liệu về các lỗi trích xuất và sai lệch. Sử dụng dữ liệu này để tinh chỉnh và cải thiện các thuật toán trích xuất của bạn.

• Đào Tạo, Cập Nhật và Bảo Trì Định Kỳ

Liên tục đào tạo hệ thống trích xuất của bạn bằng dữ liệu mới và các mẫu hóa đơn mới. Điều này đảm bảo hệ thống luôn cập nhật và chính xác.

Cập nhật Phần Mềm và Thuật Toán: Giữ cho phần mềm trích xuất dữ liệu và các thuật toán của bạn luôn cập nhật với những tiến bộ mới nhất về công nghệ OCR, học máy và AI.

Hệ Thống Thích Nghi: Xây dựng các hệ thống có thể thích ứng với các bố cục hóa đơn và cấu trúc dữ liệu thay đổi mà không cần cấu hình lại rộng rãi.

• Kiểm Định Chất Lượng và Kiểm Tra

Môi Trường Kiểm Thử: Duy trì các môi trường kiểm thử riêng biệt nơi có thể đánh giá độ chính xác của các thuật toán trích xuất dữ liệu với các mẫu hóa đơn trước khi triển khai các thay đổi trong môi trường thực tế.

Phân Tích So Sánh (Benchmarking): Liên tục đánh giá độ chính xác của hệ thống trích xuất dữ liệu của bạn theo các tiêu chuẩn của ngành và các đối thủ cạnh tranh để xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Phần Mềm Phổ Biến để Trích Xuất Dữ Liệu Hóa Đơn

Phần mềm trích xuất dữ liệu hóa đơn được thiết kế để tự động hóa quy trình thu thập thông tin cần thiết từ hóa đơn, bao gồm số hóa đơn, ngày tháng, các chi tiết theo từng dòng mục và thông tin thanh toán. Các giải pháp này sử dụng các công nghệ tiên tiến như Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR), học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên để đạt được tỷ lệ chính xác cao

• ABBYY FlexiCapture: ABBYY’s FlexiCapture là giải pháp linh hoạt để trích xuất dữ liệu và xử lý tài liệu, vượt trội trong việc trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, biên lai và các loại tài liệu khác nhau.
• Kofax TotalAgility: Kofax cung cấp nền tảng tự động hóa thông minh toàn diện bao gồm các khả năng xử lý hóa đơn, tận dụng trí tuệ nhân tạo và học máy.
• Rossum: Nền tảng trích xuất dữ liệu nhận thức của Rossum chuyên về trích xuất dữ liệu từ hóa đơn với trọng tâm vào tính linh hoạt và dễ dàng tích hợp.
• SAP Concur: Giải pháp quản lý hóa đơn của SAP Concur được thiết kế để đơn giản hóa toàn bộ quy trình hóa đơn, từ gửi đến thanh toán, bằng cách sử dụng các công nghệ OCR và AI tiên tiến.
• DIGI-XTRACT: Giải pháp Xử lý Tài liệu được xây dựng trên nền tảng công nghệ Học máy và Học sâu để thực hiện phân loại tài liệu, trích xuất dữ liệu và kiểm soát chất lượng cho các loại tài liệu khác nhau.

Khi lựa chọn giải pháp phần mềm trích xuất dữ liệu hóa đơn, hãy cân nhắc các yếu tố như nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn, khả năng tích hợp, khả năng mở rộng và ngân sách. Bên cạnh đó, điều quan trọng là đánh giá hiệu suất và độ chính xác của phần mềm. Hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp bản demo hoặc bản dùng thử miễn phí để bạn có thể tự mình trải nghiệm phần mềm.

Đầu Tư Vào Trích Xuất Dữ Liệu Hóa Đơn Chính Xác Là Đầu Tư Cho Thành Công Tương Lai Của Doanh Nghiệp

Cải thiện độ chính xác trong việc trích xuất dữ liệu hóa đơn rất quan trọng đối với tính toàn vẹn về tài chính, tuân thủ và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bạn. Bằng cách tuân theo các quy trình thực tiễn tốt nhất như chọn đúng phần mềm, thực hiện kiểm tra xác thực và tận dụng học máy, bạn có thể nâng cao độ chính xác.

Ngoài ra, các chiến lược như vòng lặp phản hồi, đào tạo thường xuyên và phân tích đánh giá giúp đảm bảo quy trình trích xuất dữ liệu của bạn tiếp tục được cải thiện theo thời gian. Áp dụng những cách tiếp cận này sẽ không chỉ giúp tổ chức của bạn tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn cung cấp cho bạn dữ liệu chất lượng cao để đưa ra các quyết định tốt hơn.