THÁCH THỨC TỪ DOANH NGHIỆP
Khách Hàng Của Chúng Tôi
Khách hàng của DIGI-TEXX là một tổ chức quản lý đầu tư hàng đầu tại Việt Nam. Họ đang tìm kiếm một giải pháp đáng tin cậy để số hóa hàng loạt tài liệu vật lý.
Thách Thức:
Nhóm phân tích dữ liệu của khách hàng xử lý một lượng lớn hồ sơ tài chính, bao gồm các tài liệu kế toán, điểm tín dụng, phân tích thị trường chứng khoán, v.v. Do các tài liệu có kích thước khác nhau, từ A4 đến vé và hóa đơn, đội ngũ của chúng tôi cần phải linh hoạt và chú trọng đến từng chi tiết.
Khách hàng yêu cầu kiểm soát chính xác và bảo mật cao cho tất cả các tài liệu đã quét để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu. Bên cạnh đó, tất cả dữ liệu đã quét và xử lý phải được giao đúng thời gian theo kế hoạch để hỗ trợ hoạt động liên tục của khách hàng.
Khách hàng của chúng tôi xử lý một lượng lớn hồ sơ tài chính
Phạm Vi Dự Án
Sự hợp tác giữa DIGI-TEXX và khách hàng cần được đảm bảo có kế hoạch chi tiết để đạt được kết quả hiệu quả. Do đó, phạm vi dự án này đã được chia thành 5 phần riêng biệt:
- Yêu Cầu Chi Tiết của Dự Án:
- Khối lượng tài liệu: 1,8 triệu trang A4 đã được chuyển đổi
- Kích thước tài liệu: A4, A5 và dạng tự do
- Khả năng quét: Tối thiểu 19,000 trang/ngày
- Thời gian hoàn thành: 6 tháng
- Độ phân giải: Quét ở 300 DPI với màu đen trắng và màu sắc
- Lập chỉ mục: Tất cả metadata phải được lập chỉ mục, bao gồm mã tài liệu, phòng ban, dự án, thực thể, quốc gia và trạng thái.
- Đảm Bảo Chất Lượng:
- Tất cả dữ liệu đã quét và xử lý phải rõ ràng, chính xác và khớp với nội dung cùng cấu trúc của tài liệu gốc dưới dạng bản cứng.
- Đảm bảo đạt độ chính xác 97% ở cấp độ trang (tối đa 3 lỗi/100 trang đã quét)
- Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo việc truyền tải dữ liệu được mã hóa và an toàn đến máy chủ của khách hàng.
GIẢI PHÁP
- Kích thước đội ngũ DIGI-TEXX: 15 nhân viên toàn thời gian (FTEs).
- Thiết bị sử dụng: Dòng Kodak 14000 và i2000.
- Thiết bị hỗ trợ: DIGI-XTRACT để tăng tốc độ xử lý với việc trích xuất dữ liệu tự động.
- Địa điểm làm việc: Quá trình quét và xử lý dữ liệu tại không gian làm việc của khách hàng.
- Phương pháp theo từng giai đoạn:
- Giai đoạn 1: 3 tháng
- Giai đoạn 2: 2 tháng (cải tiến từ giai đoạn 1)
Quy Trình Làm Việc Chuyên Môn Cao
Quy trình chuyên môn cao cho một giải pháp quét tài liệu toàn diện
Mô tả chi tiết quy trình làm việc:
- Nhận tài liệu: Thu thập các tài liệu vật lý từ khách hàng.
- Chuẩn bị trước khi quét: Chuẩn bị tài liệu sẵn sàng để quét, như tháo ghim hoặc kẹp.
- Quét tài liệu: Chuyển đổi tài liệu thành hình ảnh kỹ thuật số bằng các máy quét tốc độ cao.
- Đóng gói lại: Sắp xếp lại và đóng gói các tài liệu giấy.
- Bàn giao tài liệu gốc: Bàn giao lại tất cả các tài liệu giấy cho khách hàng một cách an toàn sau khi quét.
- OCR / Lập chỉ mục: Sử dụng Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) và lập chỉ mục để trích xuất metadata.
- Data Integration: Integrate the scanned images and indexed metadata to create searchable digital files.
- Kiểm soát chất lượng: Xác minh độ chính xác và rõ ràng của các tài liệu đã quét và đảm bảo việc lập chỉ mục chính xác.
- Chuyển giao dữ liệu: Chuyển giao các tệp đã số hóa cuối cùng một cách an toàn qua các phương tiện lưu trữ bảo mật (SFTP).
KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
- Tỷ lệ chính xác: 98,6% (vượt qua tỷ lệ chính xác cam kết là 97%)
- Củng cố quy trình quản lý tài liệu của khách hàng:
- Giảm thiểu lưu trữ vật lý cho việc lưu trữ tài liệu
- Truy xuất hồ sơ nhanh chóng hơn
- Cải thiện hiệu quả vận hành
- Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định về bảo mật dữ liệu và quyền truy cập.
