Trong bối cảnh số ngày nay, nhu cầu tối ưu hóa các quy trình kinh doanh thông qua tự động hóa dẫn đến sự bùng nổ của các hệ thống tự động hóa xử lý hóa đơn. Mặc dù các hệ thống này hứa hẹn sẽ mang lại hiệu suất và độ chính xác cao, song quá trình triển khai vẫn tiềm ẩn nhiều thách thức.
Lý Giải Sự Bùng Nổ Nhu Cầu Giải Pháp Tự Động Hóa Trong Xử Lý Hóa Đơn
Sự gia tăng đột biến về nhu cầu áp dụng các giải pháp tự động hóa xử lý hóa đơn mang đến một cuộc cách mạng trong cách thức doanh nghiệp quản lý hoạt động tài chính.
Theo một nghiên cứu gần đây[1], hơn 66% doanh nghiệp đang phải đối mặt với lỗi trên 1% tổng hóa đơn của họ với khoảng 20% đến 30% hóa đơn chứa các trường hợp ngoại lệ.
Những lý do có thể lý giải cho sự gia tăng nhu cầu mạnh mẽ này bắt nguồn từ nhiều yếu tố, hơn hết bởi tính cấp thiết và lợi ích của các hệ thống tự động hóa mang lại.
I. Cải Thiện Hiệu Suất và Độ Chính Xác:
Tự động hóa có thể mang lại hiệu quả và độ chính xác cao hơn trong việc xử lý hóa đơn. Bằng cách tận dụng các công nghệ như OCR (nhận dạng ký tự quang học) và các công nghệ dựa trên AI, các quy trình thủ công dễ mắc lỗi của con người được giảm thiểu, đảm bảo trích xuất và xử lý dữ liệu chính xác.
2. Tiết kiệm thời gian và chi phí:
Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn giúp giảm thiểu đáng kể thời gian và nguồn lực vốn thường được sử dụng cho việc nhập và kiểm tra dữ liệu thủ công. Điều này mang lại lợi ích tiết kiệm chi phí đáng kể, đồng thời cho phép nhân viên có thể tập trung trong các nhiệm vụ có giá trị gia tăng hơn, qua đó tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
3. Nâng cao tính tuân thủ và giảm thiểu lỗi:
Tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ quy định là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Hệ thống tự động hóa hỗ trợ đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn này, đồng thời giúp giảm thiểu lỗi và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc không tuân thủ; do đó, có thể thúc đẩy một hệ sinh thái tài chính an toàn và đáng tin cậy hơn.
Những tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu phổ biến được thiết kế để đảm bảo tính bảo mật và riêng tư của thông tin. Dưới đây là một số tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu quan trọng như:
- GDPR (Quy định chung về Bảo vệ dữ liệu): Quy định của Liên minh Châu Âu này tập trung vào việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư của cá nhân. Nó áp dụng cho các tổ chức xử lý dữ liệu cá nhân của công dân EU.
- Nghị ĐỊnh 13/2023/ND-CP: Nghị Định 13 là một văn bản pháp lý quan trọng do Chính phủ Việt Nam ban hành. Nghị định này tập trung vào việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nghị Định 13 áp dụng cho các tổ chức hoặc cá nhân trong và ngoài nước tham gia xử lý dữ liệu cá nhân tại Việt Nam, ngay cả khi việc xử lý diễn ra bên ngoài lãnh thổ Việt Nam.
- HIPAA (Đạo Luật trách nhiệm giải trình và cung cấp bảo hiểm y tế): HIPAA đặt ra các tiêu chuẩn bảo vệ thông tin y tế, được gọi là thông tin y tế được bảo vệ (PHI), trong ngành y tế tại Hoa Kỳ.
- PCI DSS (Tiêu chuẩn Bảo mật Dữ liệu Ngành Thẻ Thanh toán): PCI DSS là một bộ tiêu chuẩn bảo mật được thiết kế để đảm bảo rằng tất cả các công ty chấp nhận, xử lý, lưu trữ hoặc truyền thông tin thẻ tín dụng đều duy trì môi trường an toàn.
- ISO/IEC 27001: Mặc dù được đề cập trước đó như một tiêu chuẩn bảo mật thông tin, ISO/IEC 27001 cũng là một tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu vì nó cung cấp một khuôn khổ để quản lý bảo mật cho tất cả các loại thông tin, bao gồm cả dữ liệu.
4. Tối ưu hóa quy trình làm việc và xử lý nhanh hơn
Tự động hóa giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn. Với khả năng thiết lập các chuỗi phê duyệt và quy trình làm việc tự động, doanh nghiệp sẽ tối ưu được thời gian xử lý nhanh hơn, giảm thiểu tắc nghẽn và nâng cao tốc độ tổng thể của các hoạt động tài chính.
5. Khả năng mở rộng và thích nghi
Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu về hóa đơn cũng thay đổi. Các giải pháp tự động hóa có khả năng mở rộng và thích nghi cao, có thể đáp ứng khối lượng hóa đơn ngày càng tăng mà không cần thay đổi đáng kể hệ thống. Khả năng mở rộng này đáp ứng các nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp, khiến nó trở thành lựa chọn hấp dẫn cho cả doanh nghiệp vừa và lớn.
Những Thách Thức Phổ Biến Nào Khi Triển Khai Tự Động Hóa Xử Lý Hóa Đơn?
Khi áp dụng các giải pháp tự động hóa xử lý hóa đơn, nhiều doanh nghiệp gặp phải những rào cản đáng kể. Hãy cùng khám phá những khó khăn thường gặp nhất!
1. Quy Trình Thủ Công
Trung bìn 63% các doanh nghiệp vẫn tiếp tục nhận hóa đơn dưới dạng giấy[2]. Việc xử lý thủ công hóa đơn giấy dẫn đến một số thách thức như: Dễ sai sót khi nhập liệu, hóa đơn bị thất lạc, chu kỳ phê duyệt kéo dài, quy trình giải quyết các trường hợp ngoại lệ tốn thời gian có thể dẫn đến phí trễ hạn và bỏ lỡ chiết khấu.
Ngoài ra, việc xử lý thủ công còn tiềm ẩn các rủi ro về tuân thủ và bảo mật, chi phí lưu trữ và truy xuất giấy tờ cao, chậm trễ trong việc tích hợp dữ liệu hóa đơn đã phê duyệt vào các hệ thống hạ lưu, và gây tốn thời gian cho việc yêu cầu nhà cung cấp xác nhận tình trạng hóa đơn và thanh toán.
Hơn nữa, 20% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lấy các tài liệu chứng nhận giao hàng cần thiết để đối chiếu. Tương tự, một tỷ lệ phần trăm doanh nghiệp khác cũng phải vật lộn với việc đối chiếu các hóa đơn trùng lặp khi xử lý hóa đơn giấy.
2. Sự Khác Biệt Giữa Các Hóa Đơn Và Tính Phức Tạp Khi Tích Hợp
Hóa đơn có thể có sự đa dạng đáng kể về cấu trúc, bố cục và nội dung, thường bắt nguồn từ việc nhà cung cấp sử dụng các mẫu, định dạng hoặc hệ thống khác nhau. Điều này đặt ra thách thức trong việc thiết kế một giải pháp tự động hóa duy nhất.
Hơn nữa, tính phức tạp tăng lên khi hóa đơn chứa các dòng chi tiết phức tạp, nhiều loại thuế suất, chiết khấu và các biến số khác, làm cho quá trình tự động hóa thêm khó khăn.
Do đó, việc phát triển một hệ thống tự động hóa linh hoạt và thích ứng được với nhiều định dạng hóa đơn khác nhau bằng nhiều ngôn ngữ là điều cần thiết. Tuy nhiên, một trong những thách thức hàng đầu khi triển khai tự động hóa là tích hợp các hệ thống mới với cơ sở hạ tầng hiện có.
Các vấn đề về khả năng tương thích thường phát sinh, đòi hỏi tích hợp liền mạch với nhiều phần mềm kế toán, hệ thống ERP ( hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) và các công cụ vận hành khác. Thách thức về khả năng tương tác này có thể dẫn đến chậm trễ và chi phí bổ sung.
3. Độ Chính Xác Và Kiểm Chứng Dữ Liệu
Hệ thống Xử lý Hóa đơn Tự động cần trích xuất dữ liệu chính xác từ hóa đơn và xác định bất kỳ lỗi hoặc sai lệch nào. Điều này rất quan trọng để đảm bảo thanh toán được thực hiện đúng nhà cung cấp với số tiền chính xác.
Hệ thống tự động phụ thuộc nhiều vào việc nhập liệu chính xác. Các dữ liệu không chính xác trong hệ thống có thể bắt nguồn từ lỗi OCR (nhận dạng ký tự quang học) hoặc định dạng không nhất quán trên hóa đơn, có thể dẫn đến việc trích xuất và xử lý dữ liệu sai sót.
Việc thu thập dữ liệu như số hóa đơn, ngày tháng, các dòng chi tiết và thông tin chi tiết về nhà cung cấp đòi hỏi công nghệ OCR tiên tiến có khả năng giải thích và nắm bắt chính xác thông tin này.
Những điểm không chính xác như thiếu chi tiết, sai số tiền hoặc các mục trùng lặp trong hóa đơn có thể đặt ra những thách thức đáng kể cho bộ phận phòng Accounts Payable. Quy trình kiểm chứng dữ liệu phải mạnh mẽ để đảm bảo độ chính xác và giảm thiểu tổn thất tài chính.
4. Tính Thích Nghi Và Đào Tạo Nhân Viên
Việc triển khai Xử lý Hóa đơn Tự động có thể là một thay đổi đáng kể đối với bất kỳ tổ chức nào và việc quản lý sửa đổi một cách cẩn thận là rất quan trọng. Chuyển đổi sang Xử lý Hóa đơn Tự động đòi hỏi sự thay đổi trong quy trình làm việc. Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc thích nghi với các công nghệ và quy trình mới.
Các chương trình đào tạo toàn diện và chiến lược quản lý thay đổi trở nên cần thiết để đảm bảo quá trình chuyển đổi và sử dụng hệ thống mới diễn ra suôn sẻ. Điều này bao gồm việc đào tạo nhân viên về hệ thống mới, cung cấp hỗ trợ và giải quyết mọi lo ngại.
Có thể có những phản hồi đối với việc triển khai Tự động hóa xử lý hóa đơn từ các nhân viên lo ngại công việc của họ sẽ bị thay thế.
5. Mối Quan Ngại về Tính Tuân Thủ Và Bảo Mật
Để tự động hóa xử lý hóa đơn, việc quản lý dữ liệu bảo mật về tài chính và nhà cung cấp là điều cần thiết. Duy trì bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu là rất quan trọng để ngăn chặn truy cập trái phép, vi phạm dữ liệu và vi phạm tuân thủ.
Hệ thống tự động hóa phải tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt như GDPR hoặc CCPA. Việc bảo vệ dữ liệu tài chính và tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ khác nhau theo khu vực và ngành nghề làm tăng thêm tính phức tạp cho việc triển khai tự động hóa.
Với việc tích hợp các hệ thống tự động hóa Accounts Payable trong các tổ chức, lượng dữ liệu được xử lý và lưu trữ điện tử tăng vọt, làm gia tăng khả năng xảy ra vi phạm dữ liệu. Kẻ gian liên tục nhắm vào lỗ hổng hệ thống để truy cập trái phép vào thông tin.
6. Chi Phí Và Đo Lường ROI
Mặc dù tự động hóacó thể mang lại hiệu quả cao, nhưng khoản đầu tư ban đầu và chi phí triển khai liên tục có thể đặt ra thách thức đáng kể cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.
Phần mềm và phần cứng Tự động hóa xử lý hóa đơn có thể tốn kém, và có thể có thêm chi phí cho việc triển khai và đào tạo. Hơn nữa, nếu dữ liệu hóa đơn của tổ chức không ở định dạng tốt, có thể phải tốn thêm chi phí để dọn dẹp dữ liệu trước khi hệ thống Xử lý Hóa đơn Tự động (AIP) có thể xử lý được.
Do đó, việc đánh giá lợi tức đầu tư (ROI) trở nên rất quan trọng để chứng minh cho việc áp dụng các hệ thống như vậy.
7. Quy Trình Phê Duyệt Phức Tạp
Tích hợp các quy trình phê duyệt phức tạp vào hệ thống tự động hóa có thể là một thách thức, đòi hỏi cấu hình và tùy chỉnh cẩn thận để đảm bảo có được tất cả các phê duyệt cần thiết trước khi thanh toán được thực hiện.
Ngoài ra, việc chuyển đổi từ phê duyệt thủ công sang tự động có thể yêu cầu đào tạo và quản lý thay đổi để đảm bảo những người phê duyệt cảm thấy thoải mái với hệ thống mới và hiểu rõ trách nhiệm của họ.
Các tổ chức triển khai tự động hóa Account Payable cần cân nhắc cẩn thận về tính phức tạp của quy trình phê duyệt của họ vì điều này thường liên quan đến việc ra quyết định mang tính chủ quan mà phần mềm không dễ dàng sao chép được.
Điều quan trọng là phải hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp hệ thống tự động hóa của họ để đảm bảo rằng hệ thống có thể xử lý hiệu quả các quy trình này mà không ảnh hưởng đến quyền kiểm soát hoặc tăng rủi ro gian lận.
8. Phòng Ngừa Gian Lận Không Hiệu Quả
Một trong những thách thức chính của việc triển khai tự động hóa Accounts Payable là rủi ro phòng ngừa gian lận không hiệu quả.Theo báo cáo của Hiệp hội ACFE [3], trung bình một tổ chức mất 5% doanh thu hàng năm do gian lận, với mức trung bình là 125.000 đô la Mỹ. Các nhóm Phải trả phải đối mặt với các mối đe dọa đáng kể như gian lận séc và lừa đảo qua email.
Quy trình Phải trả thủ công thường liên quan đến nhiều lớp xem xét và phê duyệt, giúp xác định và ngăn chặn các giao dịch gian lận. Việc thiếu các biện pháp bảo mật đầy đủ, phụ thuộc vào các hệ thống cũ và xử lý thủ công làm tăng rủi ro gian lận, có khả năng dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, các hệ thống tự động hóa có thể dễ bị tấn công mạng hơn, cho phép kẻ gian truy cập vào dữ liệu tài chính nhạy cảm. Do đó, các tổ chức cần cân nhắc cẩn thận những tác động liên quan đến phòng ngừa gian lận của tự động hóa Phải trả và thực hiện các biện pháp bảo vệ thích hợp để giảm thiểu những rủi ro này.
Xử Lý Hóa Đơn Hiệu Quả: Nâng Tầm Tự Động Hóa Bằng Trí Tuệ Nhân Tạo (AI)
Lĩnh vực tự động hóa doanh nghiệp đang không ngừng phát triển, và tự động hóa xử lý hóa đơn là minh chứng cho sự chuyển đổi này. Mặc dù các giải pháp này hứa hẹn cải thiện hiệu quả và độ chính xác, việc giải quyết những khó khăn trong triển khai là điều cần thiết để tận dụng tối đa lợi ích.
Vượt qua những phức tạp về tích hợp, đảm bảo độ chính xác dữ liệu, cung cấp đào tạo đầy đủ, tuân thủ các quy định và chứng minh tính hợp lý về chi phí là những bước then chốt hướng đến triển khai thành công.
