Thời đại kỹ thuật số đã biến các ứng dụng scan thành công cụ không thể thiếu. Chúng cung cấp một cách thuận tiện để chuyển đổi tài liệu vật lý sang định dạng kỹ thuật số. Ứng dụng quét phù hợp có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu quả, cho dù bạn là sinh viên, chuyên gia hay chỉ đơn giản là muốn dọn dẹp không gian lưu trữ của mình.

Khi chọn ứng dụng scan, điều quan trọng là phải cân nhắc các tính năng cần thiết đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các tính năng chính cần tìm trong một ứng dụng quét. Việc xác định các tính năng này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt và chọn ứng dụng tốt nhất để nâng cao năng suất của mình.

Các tính năng thiết yếu hàng đầu của ứng dụng scan tài liệu cho hành trình số hóa doanh nghiệp

Tính năng scan tài liệu nâng cao

Một tính năng cơ bản của bất kỳ ứng dụng scan nào là khả năng chụp ảnh tài liệu chất lượng cao một cách chính xác.

Các tính năng thiết yếu của ứng dụng scan

Scan số lượng lớn

Scan số lượng lớn là một tính năng tiện lợi trong phần mềm scan tài liệu cho phép bạn scan nhiều tài liệu cùng lúc, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp xử lý khối lượng lớn tài liệu, chẳng hạn như các công ty kế toán xử lý hóa đơn và biên lai.

Scan mã vạch (barcode)

Phần mềm scan tài liệu tiên tiến được thiết kế để phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc địa điểm. Khi một doanh nghiệp cần scan mã vạch hoặc mã QR để tự động phân loại tất cả các tài liệu đã scan, ứng dụng phải có chức năng này.

Điều này có thể hợp lý hóa các quy trình như quản lý hàng tồn kho, tìm kiếm thông tin sản phẩm và đổi phiếu giảm giá.

Scan tập trung

Scan tập trung từ nhiều thiết bị là hệ thống trong đó tài liệu có thể được scan bằng nhiều thiết bị khác nhau, chẳng hạn như máy scan, điện thoại thông minh hoặc thậm chí là máy ảnh kỹ thuật số, sau đó được truyền đến máy chủ trung tâm hoặc địa điểm để xử lý thêm.

Với tính năng scan tập trung, người dùng có thể scan tài liệu từ nhiều địa điểm khác nhau, bao gồm văn phòng từ xa, văn phòng tại nhà hoặc thậm chí khi đang di chuyển.

Nhận dạng văn bản

Ngoài ra, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm scan có công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR), cho phép bạn trích xuất văn bản từ tài liệu đã scan để chỉnh sửa, tìm kiếm và chia sẻ.

Thuật toán OCR hiện đại có thể đạt được tỷ lệ chính xác cao, ngay cả đối với các tài liệu phức tạp hoặc viết tay. Nó loại bỏ nhu cầu nhập thủ công, tiết kiệm thời gian và giảm lỗi. Văn bản được trích xuất có thể được tìm kiếm và lập chỉ mục, giúp tìm thông tin cụ thể trong tài liệu dễ dàng hơn.

Xử Lý Hình Ảnh

Xử lý hình ảnh là một khía cạnh quan trọng của các ứng dụng scan hiện đại, đảm bảo rằng các tài liệu được scan có chất lượng cao và dễ đọc. Nó sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để tăng cường độ rõ nét và khả năng sử dụng của hình ảnh.

Các kỹ thuật xử lý hình ảnh phổ biến trong ứng dụng scan:

Giảm nhiễu: Loại bỏ các hiện tượng nhiễu hoặc hạt không mong muốn khỏi hình ảnh được scan, giúp hình ảnh rõ nét và dễ đọc hơn.
Tăng cường độ tương phản: Điều chỉnh độ tương phản giữa vùng sáng và vùng tối của hình ảnh, cải thiện khả năng hiển thị và khả năng đọc.
Làm sắc nét: Làm nổi bật các cạnh và chi tiết của hình ảnh, giúp hình ảnh trông sắc nét và rõ ràng hơn.
Chỉnh nghiêng: Hiệu chỉnh độ nghiêng hoặc độ xoay của tài liệu được quét, đảm bảo văn bản được căn chỉnh chính xác.
Hiệu chỉnh màu sắc: Điều chỉnh độ cân bằng màu sắc của hình ảnh, đảm bảo màu sắc chính xác và nhất quán.
Phát hiện cạnh: Xác định các cạnh của tài liệu được scan, có thể được sử dụng để cắt xén hoặc thực hiện các thao tác chỉnh sửa hình ảnh khác.
Hiệu chỉnh góc nhìn: Hiệu chỉnh sự biến dạng do góc máy ảnh hoặc vị trí của tài liệu gây ra, đảm bảo hình ảnh phẳng và không bị biến dạng.

Chuyển đổi tài liệu

Chuyển đổi tài liệu trong ứng dụng scan là quá trình chuyển đổi hình ảnh được scan thành định dạng kỹ thuật số có thể chỉnh sửa. Điều này cho phép người dùng chuyển đổi tài liệu giấy thành phiên bản điện tử có thể dễ dàng chỉnh sửa, chia sẻ và lưu trữ kỹ thuật số.

Nó giúp những người khiếm thị hoặc khó đọc dễ tiếp cận tài liệu được scan hơn (sách nói hoặc audio). Thêm vào đó, tài liệu đã chuyển đổi có thể dễ dàng chia sẻ qua phương tiện điện tử, giúp giảm nhu cầu sao chép tài liệu.

Các định dạng được hỗ trợ phổ biến là PDF, DOCX, XLSX, JPEG, JSON, v.v.

Biên tập và chú thích

Sau khi người dùng scan tài liệu, họ có thể cần thực hiện thay đổi hoặc thêm chú thích. Các tính năng chỉnh sửa và chú thích trong ứng dụng scan cho phép người dùng sửa đổi và thêm ghi chú vào tài liệu đã scan trực tiếp trong ứng dụng.

Chức năng này đặc biệt hữu ích khi xem xét, bình luận và cộng tác trên tài liệu mà không cần phải chuyển sang phần mềm chỉnh sửa riêng biệt.

Các tính năng hữu ích như chỉnh sửa văn bản, định dạng, tô sáng, gạch chân và bình luận. Các công cụ vẽ và hình dạng cũng có thể hữu ích khi thêm sơ đồ hoặc thành phần trực quan vào tài liệu của bạn.

Bảo mật và quyền riêng tư

Bảo vệ các tài liệu nhạy cảm của bạn là rất quan trọng. Một ứng dụng scan sử dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, chẳng hạn như mã hóa dữ liệu và các tính năng kiểm soát truy cập sẽ tăng cường các hoạt động bảo vệ dữ liệu kinh doanh.

Ngoài ra, điều quan trọng là phải đảm bảo ứng dụng tuân thủ các quy định về quyền riêng tư có liên quan như GDPR và CCPA. Một số tiêu chí cần tìm kiếm trong ứng dụng scan an toàn:

Tính năng	Mô Tả
Mã hóa dữ liệu	Mã hóa đầu cuối:: Đảm bảo dữ liệu được mã hóa từ thiết bị được scan đến bộ lưu trữ đám mây hoặc máy chủ, khiến các bên không được phép khó có thể truy cập. Mã hóa khi lưu trữ: Dữ liệu được mã hóa trong khi lưu trữ trên máy chủ hoặc đám mây, cung cấp thêm một lớp bảo vệ chống lại truy cập trái phép.
Kiểm soát truy cập	Mật khẩu bảo vệ: Người dùng có thể đặt mật khẩu mạnh để bảo vệ tài khoản của mình và ngăn chặn truy cập trái phép. Xác thực hai yếu tố (2FA) (2FA): Điều này bổ sung thêm một lớp bảo mật bằng cách yêu cầu người dùng cung cấp hình thức xác minh thứ hai, chẳng hạn như mã được gửi đến điện thoại hoặc email của họ. Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC): Điều này cho phép các cấp độ truy cập khác nhau dựa trên vai trò hoặc quyền của người dùng, đảm bảo rằng chỉ những cá nhân được ủy quyền mới có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu nhạy cảm.
Quyền riêng tư dữ liệu	Ẩn danh dữ liệu: Thông tin cá nhân trong tài liệu có thể được ẩn danh hoặc biên tập để bảo vệ quyền riêng tư của người dùng. Chính sách lưu giữ dữ liệu: Ứng dụng có thể có chính sách về thời gian lưu trữ tài liệu đã scan và thời điểm xóa tài liệu. Tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu: Ứng dụng scan phải tuân thủ các luật và quy định về quyền riêng tư dữ liệu có liên quan, chẳng hạn như GDPR (Quy định bảo vệ dữ liệu chung) hoặc CCPA (Đạo luật về quyền riêng tư của người tiêu dùng California).
Chia sẻ tài liệu an toàn	Chia sẻ có kiểm soát: Người dùng có thể chọn ai có thể truy cập và xem tài liệu đã scan của họ. Hết hạn liên kết: Có thể đặt liên kết được chia sẻ hết hạn sau một khoảng thời gian nhất định, giúp giảm nguy cơ truy cập trái phép. Bảo vệ bằng mật khẩu cho liên kết được chia sẻ: Người dùng có thể yêu cầu mật khẩu để truy cập tài liệu được chia sẻ.
Bảo mật thiết bị	Kết nối an toàn: Ứng dụng nên sử dụng các giao thức an toàn như HTTPS để bảo vệ dữ liệu được truyền qua mạng. Cập nhật thường xuyên: Việc cập nhật ứng dụng và phần mềm thiết bị sẽ đảm bảo giải quyết được các lỗ hổng bảo mật.

Tích hợp với các ứng dụng khác

Ứng dụng scan thường tích hợp với các tính năng hoặc ứng dụng khác để nâng cao chức năng, hợp lý hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu quả. Sau đây là một số tích hợp cho ứng dụng scan để nâng cao trải nghiệm của người dùng:

Tích hợp	Mô Tả
Lưu trữ đám mây	Tải lên tự động: Tài liệu đã scan có thể được tự động tải lên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive. Đồng bộ hóa: Những thay đổi được thực hiện đối với tài liệu trong ứng dụng scan có thể được đồng bộ hóa với bộ lưu trữ đám mây, đảm bảo rằng các tệp luôn được cập nhật.
Hệ thống quản lý tài liệu (DMS)	Nhập trực tiếp: Có thể nhập trực tiếp các tài liệu đã scan vào DMS để sắp xếp, lưu trữ và truy xuất. Đồng bộ hóa siêu dữ liệu: Siêu dữ liệu liên quan đến các tài liệu đã scan , chẳng hạn như từ khóa hoặc danh mục, có thể được đồng bộ hóa với DMS.
Email	Gửi tệp đính kèm: Tài liệu đã scan có thể được đính kèm trực tiếp vào email và gửi cho người nhận. Lưu trữ email: Tài liệu đã scan có thể được lưu trữ trong hệ thống email để tham khảo sau này.
Hệ thống CRM	Liên kết tài liệu: Tài liệu được scan có thể được liên kết với các liên hệ hoặc khách hàng tiềm năng cụ thể trong hệ thống CRM. Lập chỉ mục tự động: Tài liệu có thể được lập chỉ mục tự động dựa trên từ khóa hoặc nội dung, giúp bạn dễ tìm hơn.
Giải pháp chữ ký điện tử	Ký số: Người dùng có thể ký các tài liệu được scan trực tiếp trong ứng dụng bằng giải pháp chữ ký điện tử tích hợp. Tuân thủ pháp luật: Các giải pháp chữ ký điện tử có thể đảm bảo rằng chữ ký số đáp ứng các yêu cầu pháp lý.
Các ứng dụng di động khác	Chia sẻ với các ứng dụng khác: Có thể chia sẻ tài liệu đã scan với các ứng dụng di động khác, chẳng hạn như nền tảng mạng xã hội hoặc ứng dụng nhắn tin. Tự động hóa quy trình làm việc: Tích hợp với các ứng dụng khác có thể cho phép các quy trình làm việc tự động, chẳng hạn như gửi tài liệu đã scan đến những người nhận cụ thể dựa trên các quy tắc được xác định trước.

Việc lựa chọn đúng ứng dụng scan là điều cần thiết để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn và cải thiện hiệu quả. Bằng cách xem xét các tính năng cốt lõi được nêu trong bài viết này, chẳng hạn như scan tài liệu, chỉnh sửa, sắp xếp, chia sẻ và bảo mật, bạn có thể chọn một ứng dụng đáp ứng nhu cầu cụ thể của mình.

Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, hãy cân nhắc các tính năng bổ sung như scan mã vạch, scan danh thiếp, chuyển đổi tài liệu, chức năng ngoại tuyến và tích hợp với các ứng dụng khác. Bằng cách đưa ra quyết định sáng suốt, bạn có thể tìm thấy một ứng dụng scan cho phép bạn số hóa tài liệu của mình một cách dễ dàng và an toàn.