Trong môi trường kinh doanh năng động, tính chính xác và hiệu quả luôn là ưu tiên hàng đầu đặc biệt trong việc đối chiếu hóa đơn với các đơn mua hàng (POs). Những yếu tố này đóng vai trò then chốt là bộ phận Accounts Payable.

Thoạt nhìn, công việc này có vẻ đơn giản, nhưng thực tế có thể trở thành rào cản khi tốn thời gian, phức tạp và dễ xảy ra sai sót, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có khối lượng hóa đơn lớn.

Đối Chiếu Hóa Đơn là gì?

Đối chiếu hóa đơn (Invoice Reconciliation) là một quy trình kế toán then chốt đảm bảo tính chính xác và toàn diện của hồ sơ tài chính. Quá trình này bao gồm việc khớp và xác minh thông tin trên hóa đơn với các chứng từ liên quan, tương tự như việc đối chiếu lại sổ sách ngân hàng để chắc chắn tất cả các khoản đều khớp nhau.

Các tài liệu đối chiếu:

Hóa đơn: Đây là loại tài liệu chính, chi tiết về các sảm phẩm hay dịch vụ được cung cấp và số tiền cần thanh toán.
Các tài liệu hỗ trợ: Có thể bao gồm các đơn mua hoàng, phiếu nhập kho, hợp đồng, sao kê ngân hàng, hồ sơ thanh toán, và nhiều loại khác.

Thông tin đối chiếu chính gồm:

Thông tin của người mua và người bán
Mã hóa đơn
Số lượng và giá: Số lượng và giá thành của sản phẩm hay dịch vụ có trên hóa đơn nên trùng khớp với đơn mua hàng tương ứng và phiếu nhập kho.
Mô tả của Sản phẩm/Dịch Vụ: Mô tả của tất cả tài liệu nên được đồng bộ để đảm bảo đúng mặt hàng đang được đối chiếu.
Thời gian: Ngày xuất hóa đơn, ngày giao hàng và ngày thanh toán đến hạn cần khớp với các tài liệu liên quan khác, chẳng hạn như đơn mua hàng và phiếu nhập kho.
Tổng số tiền: Tổng giá trị trên hóa đơn phải khớp với tổng số tiền đã thanh toán hoặc cần thanh toán, theo sao kê ngân hàng và hồ sơ thanh toán.
Điều khoản và điều kiện: Kiểm tra các điều khoản và điều kiện được nêu trong cả hóa đơn và đơn mua hàng để đảm bảo tính thống nhất.

Những Rắc Rối Thường Gặp khi Đối Chiếu Thủ Công Hóa Đơn với Đơn Mua Hàng (PO)

Đối chiếu thủ công hóa đơn với đơn mua hàng (PO) là phương pháp truyền thống nhưng tiềm ẩn nhiều hạn chế. Nhân viên kế toán phải rà soát kỹ lưỡng thông tin trên cả hai loại tài liệu, bao gồm số lượng, đơn giá và mô tả từng mặt hàng. Công việc tẻ nhạt này không chỉ dễ dẫn đến sai sót do con người mà còn gây ra những bất cập như:

Tốn Thời Gian của Nhân Viên: Kiểm tra thủ công tốn rất nhiều thời gian của nhân viên bộ phận Accounts Payable, khiến họ không thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
Trì Hoãn Thanh Toán cho Nhà Cung Cấp: Quá trình xử lý hóa đơn chậm trễ có thể dẫn đến thanh toán chậm cho nhà cung cấp, gây ảnh hưởng đến mối quan hệ với đối tác kinh doanh.
Tăng Nguy Cơ Gian Lận: Kiểm soát thủ công thiếu tính linh hoạt và khó phát hiện các hóa đơn gian lận.

Ứng Dụng Tự Động Hóa Vào Quy Trình Đối Chiếu

May mắn thay, việc đối chiếu thủ công đang dần đi vào dĩ vãng. Các giải pháp tự động hóa được ra đời như những công cụ mạnh mẽ để đơn giản hóa quy trình đối chiếu hóa đơn, mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Độ Chính Xác Được Cải Thiện: Tự động hóa giảm sai sót do con người, đảm bảo việc đối chiếu hóa đơn với đơn mua hàng chính xác tuyệt đối.
Nâng Cao Hiệu Suất: Hệ thống tự động hóa giúp giảm đáng kể thời gian xử lý hóa đơn, giúp nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ khác.
Thanh Toán Nhà Cung Cấp Nhanh Chóng: Quy trình xử lý hóa đơn được tự động hóa, cho phép phê duyệt và thanh toán nhanh chóng cho nhà cung cấp, từ đó củng cố mối quan hệ đối tác.
Giảm thiểu Rủi Ro Gian Lận: Các công cụ tự động hóa có khả năng phát hiện ra những điểm bất thường và các nỗ lực gian lận tiềm ẩn, bảo vệ doanh nghiệp bạn khỏi những tổn thất tài chính.

Lợi Ích Từ Việc Tự Động Hóa Đối Chiếu Hóa Đơn – Đơn Mua Hàng

Giải pháp tự động hóa đối chiếu hóa đơn – đơn mua hàng (PO) mang lại lợi ích cho nhiều ngành nghề, một số lĩnh vực cụ thể lại được hưởng lợi ích đáng kể hơn do đặc thù hoạt động kinh doanh:

Ngành có khối lượng công việc lớn:

Sản Xuất: Với số lượng lớn hóa đơn và phiếu mua hàng. Tự động hóa giúp xử lý khối lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
Bán Lẻ: Đối với các doanh nghiệp với khối lượng mua hàng tồn kho lớn, tự động hóa mang lại lợi ích đáng kể trong việc đơn giản hóa quy trình và dễ dàng phát hiện sai sót.
Chăm Sóc Sức Khỏe: Quản lý hóa đơn vật tư y tế và thiết bị y tế trở nên hiệu quả và đảm bảo thanh toán chính xác.
Dịch Vụ Vận Tải và Logistics: Đối chiếu hóa đơn cho dịch vụ nhiên liệu, bảo dưỡng và vận tải trở nên đơn giản hơn.
Ngân Hàng: Đối chiếu hóa đơn cho các tài liệu vay và phí xử lý, phí quản lý đầu tư và giao dịch, phí xử lý thanh toán, phí bảo hiểm cho các hoạt động ngân hàng khác nhau, phí tuân thủ quy định và giấy phép.

Ngành nghề với quy trình mua hàng phức tạp:

Xây dựng: Kiểm tra ba chiều và bốn chiều đối chiếu hóa đơn với đơn mua hàng (PO), hợp đồng và phiếu giao hàng để theo dõi chi phí dự án chính xác.
Chính phủ và Dịch vụ Công: Các yêu cầu tuân thủ khắt khe được đáp ứng với việc xác minh tự động và theo dõi kiểm toán.
Dịch vụ Chuyên nghiệp: Đối chiếu hóa đơn cho các dịch vụ được cung cấp với hợp đồng dự án để đảm bảo tính chính xác trong việc thanh toán cho khách hàng.

Ngành nghề có giao dịch hàng ngày với nhà cung cấp:

Buôn Bán và Phân phối: Quy trình xử lý hóa đơn được đơn giản hóa cho các sản phẩm đa dạng từ nhiều nhà cung cấp, cải thiện hiệu quả và mối quan hệ với nhà cung cấp.
Công nghệ: Việc đối chiếu hóa đơn cho phần cứng, giấy phép phần mềm và dịch vụ bảo trì giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.
Du lịch Khách sạn: Xử lý hóa đơn cho các nhà cung cấp du lịch, khách sạn, thực phẩm, đồ uống và dịch vụ trở nên nhanh hơn và chính xác hơn.

Dù những lợi ích cụ thể của tự động hóa có thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô công ty, khối lượng hóa đơn và mức độ phức tạp của quy trình mua hàng.

Nhưng nhìn chung, nhờ việc cải thiện hiệu quả, tính chính xác và khả năng chống gian lận khiến giải pháp này trở thành khoản đầu tư giá trị cho nhiều doanh nghiệp.

Giải Pháp Tự Động Đối Chiếu Hóa Đơn – Đơn Đặt Hàng?

Mặc dù có nhiều giải pháp tự động hóa với các tính năng khác nhau, nhưng cốt lõi của quy trình đều giống nhau:

Thu thập dữ liệu: Hóa đơn và lệnh mua hàng (PO) được thu thập điện tử thông qua các hình thức như quét tài liệu giấy, trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), ứng dụng di động, nền tảng đám mây
Phân loại: Từ tệp đính kèm, tài liệu hỗn hợp đến phân loại hóa đơn.
Trích xuất dữ liệu: Các thông tin quan trọng như mô tả mặt hàng, số lượng, đơn giá và số PO được trích xuất từ hóa đơn và PO
Thuật toán đối chiếu:
Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ phân tích dữ liệu trích xuất được từ hóa đơn và PO, so sánh để tìm ra các khớp nối và điểm bất thường.
Kiểm soát chất lượng: Hệ thống sẽ đánh dấu các ngoại lệ như sai lệch về giá hay thiếu POs để rà soát và xử lý thủ công.
Quy trình Phê duyệt/ Từ chối: Hóa đơn được duyệt sẽ tự động được chuyển hướng để phê duyệt thanh toán, giúp đẩy nhanh quy trình thanh toán. Ngược lại, hóa đơn bị từ chối sẽ kích hoạt thông báo yêu cầu nhà cung cấp gửi lại tài liệu chất lượng cao hơn.

Hơn Cả Đối Chiếu Hai Chiều

Trong khi giải pháp tự động hóa cơ bản thường tập trung vào đối chiếu hai chiều (so sánh hóa đơn với đơn mua hàng (PO)), các giải pháp tiên tiến cung cấp khả năng kiểm soát và độ chính xác thậm chí còn cao hơn:

Đối chiếu ba chiều (Three-way matching): Quy trình này bổ sung thêm một lớp kiểm tra thứ ba bằng cách so sánh hóa đơn và PO với báo cáo nhận hàng, đảm bảo hàng hóa hoặc dịch vụ được giao đúng theo đơn đặt hàng.

Ví dụ về các điểm đối chiếu trong đối chiếu ba chiều:

Hóa đơn so với đơn mua hàng (PO): Số lượng, giá cả, mô tả mặt hàng và số PO phải khớp nhau.
Hóa đơn so với Phiếu Nhận Hàng (GRN): Số lượng và mô tả mặt hàng trên hóa đơn phải khớp với hàng đã giao được xác nhận trên GRN.
PO so với GRN: Số lượng và mô tả mặt hàng trên PO phải khớp với hàng đã giao được xác nhận trên GRN.

Đối chiếu bốn chiều (Four-way matching): Trong một số ngành, chẳng hạn như xây dựng, đối chiếu bốn chiều bổ sung thêm các thỏa thuận hợp đồng vào quy trình xác minh để tăng cường bảo mật.

Điểm khác biệt chính giữa đối chiếu ba chiều và bốn chiều:

Đối chiếu ba chiều: Kiểm tra xem hàng hóa đã được giao đúng theo PO hay chưa.
Đối chiếu bốn chiều: Ngoài việc kiểm tra xem hàng hóa đã được giao đúng theo PO, còn kiểm tra xem việc giao hàng có tuân theo các điều khoản được nêu trong hợp đồng ban đầu không.

Bằng cách sử dụng các phương pháp đối chiếu ba chiều và bốn chiều, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đáng kể rủi ro thanh toán cho các mặt hàng chưa được giao hoặc không đáp ứng các thông số kỹ thuật theo hợp đồng.

Lựa Chọn Giải Pháp Tự Động Hóa Phù Hợp

Với sự đa dạng trong các lựa chọn tự động hóa hiện nay, việc tìm ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào một số yếu tố then chốt bao gồm:

Khối lượng hóa đơn: Số lượng hóa đơn xử lý mỗi tháng sẽ quyết định mức độ tự động hóa cần thiết.
Nhu cầu theo ngành nghề: Những yêu cầu về tuân thủ bảo mật dữ liệu và thỏa thuận về mức dịch vụ của một số ngành có thể ảnh hưởng đến lựa chọn giải pháp.
Budget: Các giải pháp tự động hóa có giá và tính phức tạp khác nhau, vì vậy điều quan trọng là phải tìm ra giải pháp phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cũng nên xem xét các lựa chọn thuê ngoài (outsourcing), mua giải pháp, hoặc xây dựng đội ngũ nội bộ để thực hiện công việc đối chiếu hóa đơn – đơn mua hàng (POs). Dưới đây phương thức triển khai tốt nhất có thể cân nhắc: