Doanh nghiệp nào cũng có hàng loạt hồ sơ cần lưu giữ: từ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ kế toán đến tài liệu nhân sự. Nhiều loại bắt buộc phải lưu trữ 5–10 năm theo quy định của pháp luật để phục vụ cho các đợt kiểm tra, thanh tra hoặc audit định kỳ.
Lưu trữ hồ sơ giấy vừa tốn diện tích, chi phí, lại khó tìm khi cần. Tài liệu dễ hỏng, thất lạc hoặc bị lộ thông tin nếu không được quản lý chặt chẽ. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang số hóa hồ sơ để quản lý thông minh hơn, tiết kiệm hơn và bảo mật hơn.
Vậy số hóa hồ sơ là gì, mang lại lợi ích gì và bắt đầu từ đâu? DIGI-TEXX sẽ giúp bạn làm rõ trong bài viết dưới đây.
Số hóa hồ sơ là gì?
Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi các loại tài liệu, hồ sơ giấy thành dạng dữ liệu số, giúp việc lưu trữ và quản lý trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn. Sau khi được số hóa, các hồ sơ có thể dễ dàng truy xuất, chia sẻ và khai thác thông qua các nền tảng kỹ thuật số như phần mềm quản lý tài liệu (DMS), hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP), hoặc được lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây hay máy chủ nội bộ của doanh nghiệp.
Khác với việc chỉ đơn thuần scan tài liệu, số hóa hồ sơ là một quy trình toàn diện, bao gồm nhiều bước chuyên sâu nhằm tối ưu khả năng lưu trữ, tìm kiếm và khai thác dữ liệu từ các bộ hồ sơ. Cụ thể, số hóa hồ sơ còn bao gồm:
- Phân loại tài liệu: Hồ sơ được sắp xếp theo danh mục rõ ràng như hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ nhân sự, kỹ thuật, pháp lý… nhằm phục vụ mục tiêu quản lý và truy xuất chính xác.
- Lập chỉ mục (indexing): Mỗi tài liệu sau khi số hóa sẽ được gán các thông tin nhận diện (như mã hồ sơ, tên khách hàng, ngày tháng, loại văn bản…). Điều này giúp hệ thống dễ dàng tìm kiếm và lọc tài liệu trong vài giây, thay vì phải tra thủ công như trước đây.
- Tích hợp công nghệ OCR (Optical Character Recognition): Công nghệ nhận diện ký tự quang học giúp “đọc” và chuyển văn bản trong ảnh sang dạng văn bản có thể tìm kiếm được.
- Quản lý vòng đời tài liệu: Tài liệu số hóa sẽ được gắn thời hạn lưu trữ, cảnh báo thời điểm hủy/giữ lại theo quy định pháp lý. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ luật lưu trữ, tránh lưu trữ tràn lan hoặc bỏ sót tài liệu quan trọng.
Các loại hồ sơ nào cần số hóa
Để triển khai số hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ những nhóm hồ sơ ưu tiên cần số hóa trước. Dưới đây là bảng phân loại các loại hồ sơ phổ biến cần được số hóa:
| Nhóm hồ sơ | Loại tài liệu phổ biến | Lý do nên số hóa |
| Hành chính – Nhân sự | Hợp đồng lao động, đơn từ nội bộ, quyết định bổ nhiệm, hồ sơ ứng viên | Quản lý tập trung, bảo mật thông tin, phục vụ kiểm toán và đánh giá nội bộ |
| Tài chính – Kế toán | Hóa đơn, sổ sách kế toán, bảng lương, báo cáo tài chính, phiếu thu – chi | Truy xuất nhanh, hỗ trợ quyết toán thuế, giảm rủi ro mất chứng từ gốc |
| Pháp lý – Hợp đồng | Hợp đồng kinh doanh, giấy phép hoạt động, đăng ký sở hữu trí tuệ, biên bản thỏa thuận | Đảm bảo tuân thủ pháp lý, phục vụ đối chiếu nhanh chóng trong tranh chấp, kiểm tra |
| Kỹ thuật – Sản xuất | Bản vẽ kỹ thuật, quy trình sản xuất, hướng dẫn vận hành máy móc, hồ sơ bảo trì | Tăng hiệu suất kỹ thuật, dễ chia sẻ, lưu trữ chuẩn hóa thông tin kỹ thuật |
| Khách hàng – Đối tác | Hồ sơ khách hàng, hợp đồng dịch vụ, biên bản bàn giao, bảng báo giá | Tối ưu quy trình chăm sóc, hỗ trợ tra cứu lịch sử giao dịch nhanh chóng |
| Chuyên ngành (theo lĩnh vực) | Bệnh án (y tế), học bạ – chứng chỉ (giáo dục), bản đồ – biên bản nghiệm thu (xây dựng), tài liệu nghiên cứu (R&D) | Đáp ứng yêu cầu lưu trữ lâu dài, bảo mật và tuân thủ theo quy định chuyên ngành |
Lợi ích khi doanh nghiệp số hóa hồ sơ
1. Tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ
Tài liệu giấy thường chiếm nhiều diện tích trong văn phòng và đòi hỏi các biện pháp bảo quản đặc biệt để tránh hư hỏng theo thời gian. Việc số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể các chi phí liên quan đến in ấn, bảo trì thiết bị cũng như không gian lưu trữ vật lý:
- Giảm chi phí in ấn và vật tư: Khi tài liệu được chuyển đổi sang dạng số, nhu cầu in ấn giảm mạnh, đồng nghĩa với việc tiết kiệm chi phí cho giấy, mực in và các khoản bảo trì máy in.
- Giải phóng không gian lưu trữ: Thay vì phải dành một khoảng không gian lớn để cất giữ tài liệu giấy, hồ sơ số được lưu trữ trên máy chủ hoặc nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp tận dụng hiệu quả không gian văn phòng.
- Dễ dàng quản lý và chia sẻ: Hồ sơ điện tử có thể sao chép và truyền tải dễ dàng mà không tốn thêm chi phí tài nguyên, khác với tài liệu giấy cần phải in lại mỗi khi sử dụng.
2. Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và chính xác
Việc tìm kiếm tài liệu giấy truyền thống thường mất nhiều thời gian và dễ bị nhầm lẫn hoặc thất lạc. Số hóa hồ sơ kết hợp công nghệ OCR giúp tăng tốc và nâng cao độ chính xác khi truy xuất hồ sơ tài liệu:
- Tìm kiếm theo từ khóa và nội dung: Hệ thống quản lý tài liệu số cho phép người dùng tìm kiếm theo từ khóa, tên file hoặc thậm chí nội dung bên trong tài liệu chỉ trong vài giây.
- Giảm rủi ro thất lạc tài liệu: Tài liệu được lưu trữ tập trung trên một nền tảng duy nhất, giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn do quản lý thủ công.
- Tiết kiệm thời gian: Nhân viên không mất nhiều thời gian tìm kiếm hồ sơ, tập trung vào công việc chính, nâng cao hiệu quả tổng thể.
3. Nâng cao hiệu quả vận hành và ra quyết định
Số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp đồng bộ thông tin giữa các phòng ban, tăng tính chính xác và linh hoạt trong xử lý dữ liệu:
- Đồng bộ thông tin: Các phòng ban có thể truy cập dữ liệu cập nhật mới nhất mọi lúc mọi nơi, tránh tình trạng thông tin không nhất quán.
- Hỗ trợ ra quyết định: Lãnh đạo dựa trên dữ liệu chính xác và đầy đủ để đưa ra quyết định nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.
- Tăng cường phối hợp làm việc: Việc chia sẻ tài liệu số giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả, tăng tốc quy trình xử lý công việc.
4. Tăng cường bảo mật và kiểm soát truy cập
Hồ sơ giấy dễ bị mất mát hoặc truy cập trái phép, trong khi hồ sơ số được bảo mật chặt chẽ và quản lý hiệu quả hơn:
- Phân quyền truy cập: Doanh nghiệp có thể giới hạn quyền xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ tài liệu theo vai trò của từng nhân viên.
- Ghi lại lịch sử thao tác: Mọi hành động trên tài liệu đều được lưu trữ để kiểm tra và giám sát khi cần thiết.
- Bảo vệ dữ liệu: Các biện pháp bảo mật như mã hóa, sao lưu định kỳ giúp bảo vệ tài liệu trước các nguy cơ mất mát hoặc tấn công mạng.
5. Dễ dàng đáp ứng quy định pháp luật về lưu trữ
Nhiều quy định hiện hành yêu cầu doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ đúng chuẩn, đảm bảo tính minh bạch và khả năng truy xuất khi cần. Số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp chủ động tuân thủ các yêu cầu này dễ dàng hơn:
- Truy xuất hồ sơ dễ dàng khi cần thanh tra, kiểm toán: Hồ sơ số cho phép tìm kiếm và trích xuất chỉ trong vài giây, giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh chóng, chính xác khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng, tránh sai sót so với hồ sơ giấy.
- Bảo toàn giá trị pháp lý của tài liệu: Tài liệu số có thể được tích hợp các yếu tố như chữ ký số, dấu thời gian, lịch sử truy cập, giúp minh bạch và bảo vệ nội dung gốc khỏi bị chỉnh sửa và đáp ứng tốt các yêu cầu về tính nguyên vẹn và xác thực hồ sơ mà pháp luật đề ra.
- Lưu trữ lâu dài theo quy chuẩn Nhà nước: Một số tài liệu cần lưu trữ từ 5 đến 20 năm theo quy định pháp lý. So với hồ sơ giấy dễ hư hỏng, tài liệu số có thể sao lưu, mã hóa và lưu trữ an toàn trên nền tảng số, đảm bảo độ bền và khả năng truy cập lâu dài.
6. Là cơ sở chuyển đổi số và tự động hóa
Số hóa hồ sơ là bước đầu tiên quan trọng để doanh nghiệp tiến tới áp dụng công nghệ, tự động hóa quy trình và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh:
- Tích hợp hệ thống dễ dàng: Khi hồ sơ được chuyển đổi thành dữ liệu số, doanh nghiệp có thể liên kết thông tin này với các phần mềm quản lý ERP, CRM hay DMS, giúp đồng bộ dữ liệu và quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý.
- Hỗ trợ tự động hóa: Các bước xử lý hồ sơ như phê duyệt, lưu trữ có thể được tự động hóa hoàn toàn, giảm bớt công việc thủ công cho nhân viên, từ đó tăng hiệu suất và rút ngắn thời gian xử lý.
- Tăng tính linh hoạt: Số hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng và điều chỉnh quy trình vận hành, nhanh chóng thích ứng với nhu cầu thị trường và sự phát triển của công nghệ mới.
Quy trình số hóa hồ sơ
1. Xác định phạm vi số hóa hồ sơ
Trước khi bắt đầu quá trình số hóa, doanh nghiệp cần nắm rõ hiện trạng hồ sơ giấy hiện có. Việc này giúp việc lên kế hoạch và triển khai số hóa hiệu quả, tránh thất thoát và xử lý thiếu sót.
Vị trí lưu trữ hồ sơ
Xác định rõ hồ sơ đang được lưu ở đâu, ví dụ như trong tủ hồ sơ tại văn phòng, tại các kho lưu trữ riêng hay phân tán ở nhiều chi nhánh. Biết chính xác vị trí sẽ giúp gom đầy đủ tài liệu trong một bộ hồ sơ thuận tiện và triển khai theo từng khu vực cụ thể.
Khối lượng hồ sơ
Cần ước lượng số lượng tài liệu hiện có để tính toán thời gian, nhân lực và chi phí. Một thùng đựng hồ sơ tiêu chuẩn hoặc một mét vuông tuyến tính (gần bằng một ngăn kéo tủ đựng hồ sơ) thường chứa khoảng 1.800 trang giấy.
Mức độ sử dụng
Xem xét mức độ sử dụng của từng hồ sơ, đế biết được hồ sơ nào còn được sử dụng thường xuyên, hồ sơ nào đã cũ, có thể loại bỏ hoặc lưu trữ dạng khác. Các hồ sơ thường dùng nên được số hóa trước để phục vụ công việc hàng ngày.
Đánh giá tình trạng tài liệu
Trước khi số hóa, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng vật lý của từng bộ hồ sơ. Những hồ sơ bị rách, mờ, ẩm, phai màu… thì nên tách riêng ra để xử lý trước (như làm sạch, làm phẳng) để khi scan lên đảm bảo được hình ảnh rõ nét, dễ đọc và dùng được lâu dài.
Yêu cầu tuân thủ và bảo mật
Một số ngành nghề có yêu cầu riêng về việc lưu trữ hồ sơ, như tài chính, y tế hay bảo hiểm. Hồ sơ cần được số hóa và bảo quản đúng quy định nếu có thể được dùng làm chứng từ pháp lý hoặc phục vụ thanh tra.
2. Sắp xếp và chuẩn bị các hồ sơ cần số hóa
Trước khi đưa hồ sơ vào quy trình số hóa, doanh nghiệp cần dành thời gian để sắp xếp và chuẩn bị hồ sơ giấy thật cẩn thận. Việc này không chỉ giúp quá trình scan diễn ra nhanh chóng, trơn tru mà còn đảm bảo dữ liệu số hóa có chất lượng tốt nhất.
Gỡ bỏ các vật cản vật lý
Hồ sơ giấy thường đi kèm các vật dụng như kim bấm, ghim kẹp, bìa nhựa hay giấy ghi chú. Những vật này cần được tháo gỡ hoàn toàn để tránh kẹt máy khi quét tài liệu, đồng thời giúp tài liệu đi qua máy một cách trơn tru, không bị lệch hoặc rách.
Làm phẳng và vệ sinh tài liệu
Những tờ giấy bị gấp, cong hoặc nhàu nát nên được làm phẳng trước khi đưa vào máy. Nếu tài liệu có dính bụi, vết mực lem hoặc bẩn bìa, cũng cần được lau nhẹ để đảm bảo hình ảnh số hóa rõ ràng, sắc nét.
Loại bỏ tài liệu không cần thiết
Không phải tất cả tài liệu trong bộ hồ sơ đều cần số hóa. Doanh nghiệp nên rà soát và loại bỏ những bản trùng lặp, giấy tờ hết hiệu lực hoặc tài liệu không còn giá trị sử dụng, để tập trung tài nguyên cho những tài liệu quan trọng.
Sắp xếp tài liệu theo nhóm
Tài liệu nên được phân loại rõ ràng theo bộ phận, chức năng (như nhân sự, kế toán, pháp lý), hoặc theo thời gian và số hiệu. Cách sắp xếp này giúp việc truy xuất và quản lý sau số hóa dễ dàng, logic và đồng bộ hơn.
Kiểm tra số lượng từng bộ hồ sơ
Sau khi phân nhóm, cần kiểm tra kỹ số lượng giấy tờ trong mỗi bộ hồ sơ để đảm bảo không thiếu trang, không sót tài liệu. Điều này giúp đảm bảo tính đầy đủ của thông tin khi chuyển sang bản số và tránh phải mất thời gian xử lý lại sau này.
Lập danh sách kiểm tra
Trước khi chuyển sang bước tiếp theo, nên có một bảng checklist để rà soát toàn bộ tài liệu đã chuẩn bị. Những hồ sơ bị mờ, rách hoặc khó đọc cần được đánh dấu riêng để xử lý bằng các biện pháp phù hợp nhằm không ảnh hưởng đến chất lượng số hóa.
3. Tiến hành Scan/Quét hồ sơ tài liệu giấy
Sau khi hồ sơ đã được phân loại, kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ, bước tiếp theo là sử dụng máy scan chuyên dụng để quét toàn bộ tài liệu giấy sang định dạng số.
Chọn thiết bị phù hợp
Tùy theo loại tài liệu (A4, khổ lớn, tài liệu mỏng, giấy ảnh…), doanh nghiệp nên sử dụng máy scan có độ phân giải và tốc độ phù hợp. Một số tài liệu đặc biệt như tài liệu khổ lớn hoặc giấy đã cũ cần thiết bị scan chuyên dụng.
Cài đặt thông số quét chuẩn
Đặt các thông số như độ phân giải (thường 300dpi), chế độ màu (đen trắng, thang xám hoặc màu), định dạng file (PDF, TIFF, JPEG…) sao cho phù hợp với mục đích lưu trữ và sử dụng.
Đảm bảo thứ tự và đầy đủ trang
Khi quét, cần đảm bảo tài liệu được giữ nguyên trình tự các trang, không bị thiếu, nhảy trang hoặc đảo lộn. Nên có người kiểm soát lại kết quả sau mỗi lô quét để xử lý kịp thời nếu phát sinh lỗi.
Xử lý tài liệu đặc biệt
Những tài liệu bị rách, mờ hoặc có yếu tố bảo mật cao cần được quét riêng và có biện pháp xử lý phù hợp như tăng độ nét, quét nhiều lần, hoặc sử dụng phần mềm xử lý hình ảnh sau khi quét.
4. Chuyển đổi thành hồ sơ số với công nghệ OCR
Sau khi tài liệu giấy đã được quét thành các tệp ảnh hoặc PDF, bước tiếp theo là sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển những hình ảnh đó thành văn bản có thể xử lý và khai thác được. Đây là giai đoạn quan trọng giúp dữ liệu số hóa có thể được tìm kiếm, chỉnh sửa và tích hợp vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Chuyển đổi nội dung ảnh thành văn bản số
Công nghệ OCR sẽ tự động đọc các ký tự trong hình ảnh và chuyển thành nội dung số dưới dạng văn bản. Điều này giúp loại bỏ rào cản lớn nhất của tài liệu quét – đó là không thể tìm kiếm hay xử lý thông tin nếu chỉ ở dạng hình ảnh.
Giữ lại bố cục tài liệu gốc
Hệ thống OCR hiện đại có khả năng nhận diện và giữ nguyên định dạng gốc như bảng biểu, đoạn văn, tiêu đề… Điều này giúp tài liệu sau khi chuyển đổi không chỉ có nội dung chính xác mà còn dễ đọc, dễ theo dõi như bản giấy gốc.
Kiểm tra lại độ chính xác sau khi nhận dạng
Sau khi OCR hoàn tất, cần kiểm tra lại để đảm bảo không có lỗi sai trong quá trình nhận dạng – đặc biệt với các tài liệu bị mờ, lệch trang hoặc chứa chữ viết tay. Việc rà soát này giúp đảm bảo chất lượng tài liệu và tránh sai sót khi sử dụng về sau.
5. Tiến hành lưu trữ và quản lý hồ sơ
Khi tài liệu đã được số hóa và nhận dạng đầy đủ, bước tiếp theo là đưa chúng vào hệ thống lưu trữ và quản lý. Đây là giai đoạn quan trọng giúp đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng để truy cập, sử dụng và bảo vệ theo đúng tiêu chuẩn.
Tài liệu số sẽ được lưu trữ trên hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS) hoặc nền tảng điện toán đám mây, nơi các tệp được tổ chức theo cấu trúc hợp lý như phân loại theo phòng ban, loại hồ sơ, thời gian lưu trữ… Quá trình này giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ và kiểm soát thông tin khi cần thiết.
Một số yếu tố cần cân nhắc khi lưu trữ hồ sơ số:
- Thông tin metadata: Mỗi bộ hồ sơ nên được gắn kèm các thông tin như tên tài liệu, ngày tạo, người tạo, loại hồ sơ… để phục vụ cho việc tìm kiếm và tra cứu nhanh chóng.
- Phân quyền truy cập: Doanh nghiệp cần thiết lập các mức độ truy cập khác nhau tùy theo vai trò người dùng để đảm bảo an toàn thông tin. Tài liệu quan trọng cần hạn chế chỉnh sửa hoặc chia sẻ.
- Tuân thủ thời gian lưu trữ: Cần xác định thời hạn lưu trữ phù hợp theo quy định pháp luật hoặc quy trình nội bộ, để hệ thống có thể tự động cảnh báo hoặc xử lý khi đến thời điểm hủy lưu.
- Sao lưu và bảo mật: Hệ thống lưu trữ nên được sao lưu định kỳ và tích hợp các biện pháp bảo mật như mã hóa, kiểm soát truy cập, chống rò rỉ dữ liệu nhằm bảo vệ toàn vẹn tài liệu số.
Quản lý tốt hồ sơ sau số hóa không chỉ giúp tối ưu quy trình vận hành mà còn đảm bảo tuân thủ pháp lý và bảo mật dữ liệu trong dài hạn.
6. Lập kế hoạch tạo và lưu trữ hồ sơ điện tử sau này
Sau khi hoàn tất số hóa, doanh nghiệp cần có kế hoạch chuyển đổi hoàn toàn sang quy trình tạo và lưu trữ hồ sơ điện tử. Thay vì tiếp tục tạo hồ sơ giấy như trước, các tài liệu mới nên được soạn thảo, ký duyệt và lưu trữ trực tiếp trên hệ thống số.
Điều này không chỉ giúp duy trì tính nhất quán trong quản lý tài liệu mà còn giảm thiểu tối đa việc phát sinh thêm hồ sơ giấy, tránh lặp lại tình trạng phải số hóa lại trong tương lai. Đồng thời, quy trình này cũng tạo nền tảng cho việc tích hợp, chia sẻ và khai thác dữ liệu hiệu quả hơn.
Những lưu ý quan trọng trong quá trình số hóa hồ sơ
1. Xây dựng lộ trình số hóa có trọng tâm, tránh dàn trải
Doanh nghiệp cần xác định phạm vi và mục tiêu số hóa ngay từ đầu, tránh tình trạng làm dàn trải hoặc thiếu đồng nhất. Nên ưu tiên triển khai với các nhóm tài liệu đang được sử dụng thường xuyên hoặc có yêu cầu pháp lý, kiểm toán cao. Việc chia thành từng giai đoạn nhỏ sẽ giúp kiểm soát tiến độ tốt hơn và giảm rủi ro trong quá trình triển khai.
2. Chuẩn hóa phương pháp phân loại và đặt tên tài liệu
Một hệ thống đặt tên và phân loại rõ ràng giúp việc quản lý và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chính xác. Doanh nghiệp nên xây dựng bộ quy chuẩn dùng chung cho toàn tổ chức, ví dụ như tên tài liệu – ngày ban hành – mã phòng ban. Điều này đặc biệt quan trọng khi tài liệu số hóa được chia sẻ giữa nhiều bộ phận hoặc tích hợp với các hệ thống phần mềm.
3. Bổ sung metadata để tăng khả năng khai thác và quản lý dữ liệu
Metadata (dữ liệu mô tả) như loại hồ sơ, người tạo, ngày hiệu lực, thời hạn lưu trữ,… giúp tài liệu được quản lý có hệ thống. Đây là yếu tố cần thiết để hỗ trợ tìm kiếm nâng cao và phân quyền truy cập. Thiếu metadata sẽ khiến tài liệu số hóa khó khai thác hiệu quả dù đã được chuyển sang dạng điện tử.
4. Kiểm soát chất lượng đầu ra sau nhận dạng (OCR)
Sau khi thực hiện OCR, doanh nghiệp cần rà soát lại kết quả để đảm bảo độ chính xác của nội dung được số hóa. Đặc biệt, các tài liệu có chất lượng quét thấp, mờ, hoặc chứa ký tự đặc biệt dễ bị nhận dạng sai. Bước kiểm tra này giúp tránh sai lệch dữ liệu, nhất là khi tài liệu liên quan đến pháp lý hoặc nghiệp vụ quan trọng.
5. Đảm bảo an toàn dữ liệu và kiểm soát quyền truy cập
Tài liệu số cần được lưu trữ trên hệ thống an toàn, có khả năng phân quyền truy cập theo vai trò và chức năng của người dùng. Đồng thời, nên thiết lập cơ chế ghi nhận lịch sử truy cập và chỉnh sửa để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần. Đây là điều kiện quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định về bảo mật thông tin trong doanh nghiệp.
Quản lý hồ sơ hiệu quả để tăng tốc chuyển đổi số cho doanh nghiệp
Như đã trình bày trong bài viết, số hóa hồ sơ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và giảm tải không gian lưu trữ, mà còn là nền tảng quan trọng trong quá trình chuyển đổi số.
Khi được thực hiện quy trình bài bản, từ phân loại, quét, OCR đến lưu trữ và quản lý, doanh nghiệp sẽ kiểm soát thông tin tốt hơn, nâng cao hiệu quả vận hành và dễ dàng truy xuất khi cần.
Để đạt hiệu quả, cần xây dựng quy trình phù hợp, lựa chọn công nghệ đáng tin cậy và đảm bảo kiểm soát tốt quyền truy cập cũng như tiêu chuẩn bảo mật.
Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn góc nhìn rõ ràng và thực tiễn để bắt đầu hành trình số hóa hồ sơ. Nếu doanh nghiệp cần thêm thông tin hoặc muốn trao đổi cụ thể hơn, đội ngũ DIGI-TEXX luôn sẵn lòng đồng hành, giúp bạn từng bước hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả và hiện đại hơn.
=> Tìm hiểu thêm:
