Marketsandmarkets dự đoán một sự gia tăng đáng kể trong thị trường tự động hóa AI, với tiềm năng tăng trưởng từ mức đáng kinh ngạc 9,8 tỷ đô la lên mức khổng lồ 19,6 tỷ đô la vào năm 2026 – một dấu hiệu rõ ràng cho thấy tự động hóa tài liệu bằng AI đang sẵn sàng cách mạng hóa thế giới. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm các giải pháp sáng tạo cho tự động hóa tài liệu do AI điều khiển, DIGI-TEXX là đối tác hoàn hảo để khám phá và mở khóa toàn bộ tiềm năng của công nghệ tương lai này!
=> Xem thêm: Khám phá các công ty xử lý tài liệu | Các công ty và dịch vụ chính
Tự động hóa tài liệu bằng AI chuyển đổi hoạt động kinh doanh như thế nào
Tự động hóa tài liệu doanh nghiệp là gì?
Hãy tưởng tượng một thế giới nơi các tài liệu kinh doanh được tạo, quản lý và phân phối với tốc độ, độ chính xác và độ tin cậy cực nhanh. Đó chính xác là những gì tự động hóa tài liệu doanh nghiệp mang lại. Bằng cách khai thác sức mạnh của công nghệ, các tổ chức có thể hợp lý hóa quy trình làm việc tài liệu của mình, đảm bảo thực hiện liền mạch, giảm lỗi và tăng cường tuân thủ.
Đây là cách nó hoạt động: Các mẫu đóng vai trò trung tâm, cung cấp nền tảng vững chắc để tạo tài liệu. Hãy nghĩ đến các trường văn bản đơn giản hoặc các bảng và biểu đồ phức tạp – khả năng là vô tận!
- Mẫu (Templates): Mẫu đóng vai trò trung tâm, cung cấp nền tảng vững chắc để tạo tài liệu. Hãy nghĩ đến các trường văn bản đơn giản hoặc các bảng và biểu đồ phức tạp – khả năng là vô tận!
- Các công việc lặp đi lặp lại (Repetitive tasks): Các công việc lặp đi lặp lại sẽ trở thành dĩ vãng khi phần mềm tự động hóa tài liệu tiếp quản, xử lý việc nhập dữ liệu, định dạng và biên dịch một cách dễ dàng.
- Hệ thống dựa trên logic: Hệ thống này được đưa vào sử dụng, sử dụng văn bản và dữ liệu có sẵn để tạo tài liệu mới chỉ bằng một cú nhấp chuột. Giống như có một đội ninja tài liệu siêu hiệu quả phục vụ bạn.
- Lợi ích: Tài liệu được tạo ra với tốc độ chóng mặt, với độ chính xác và độ tin cậy cao
- Cải thiện khả năng tuân thủ: Việc tuân thủ trở nên dễ dàng vì tính năng tự động hóa tài liệu đảm bảo bạn đáp ứng các tiêu chuẩn và quy định của tổ chức một cách dễ dàng.
- Quản lý thương hiệu và mẫu tốt hơn: Duy trì tính nhất quán của thương hiệu nhờ kiểm soát chặt chẽ các mẫu và hình ảnh.
Tài liệu doanh nghiệp dành cho ai?
Đối với việc quản lý tài liệu quy mô lớn, các công ty như công ty luật, ngân hàng và cơ quan chính phủ tin tưởng vào tài liệu doanh nghiệp.
Công cụ mạnh mẽ này giúp các doanh nghiệp đưa quy trình làm việc nội bộ vào trạng thái tốt nhất, đặc biệt là ở các phòng ban như vận hành, tài chính, nhân sự, lãnh đạo và CNTT.
Mục đích chính của nó là đơn giản hóa việc quản lý tài liệu cho các tổ chức muốn tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lỗi và tuân thủ các quy định của ngành. Đây chính xác là những gì các doanh nghiệp cần để đạt được sự xuất sắc trong hoạt động, đặc biệt là những doanh nghiệp đang nỗ lực.
Lợi ích của việc tự động hóa tài liệu doanh nghiệp là gì?
Bằng cách triển khai Tự Động Hóa Tài Liệu Doanh Nghiệp, các công ty có thể trải nghiệm sự gia tăng đáng kể về năng suất, giảm mạnh chi phí và tăng cường bảo vệ dữ liệu. Cách tiếp cận sáng tạo này đơn giản hóa quy trình làm việc bằng cách tự động hóa các tác vụ thông thường, loại bỏ khả năng xảy ra lỗi của con người và tăng tốc xử lý tài liệu lên mức chưa từng có.
Quản lý tài liệu tự động đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ luật pháp và quy định, đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu và thông tin. Hơn nữa, hệ thống hợp lý này loại bỏ thời gian và chi phí lãng phí, trao quyền cho nhân viên phân bổ chuyên môn của họ vào các dự án có giá trị cao thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.
Về bản chất, Tự Động Hóa Tài Liệu Doanh Nghiệp đóng vai trò là bước đột phá cho các công ty, thúc đẩy sự cộng tác liền mạch, hợp nhất lưu trữ tài liệu và bảo vệ quyền truy cập, khiến nó trở thành tài sản không thể thiếu đối với các doanh nghiệp đang nỗ lực hiện đại hóa hoạt động và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Các tính năng của Tự Động Hóa Tài Liệu Doanh Nghiệp Bằng AI
Các tính năng chính của tự động hóa tài liệu doanh nghiệp bao gồm:
Các doanh nghiệp có thể tận dụng Tự động hóa tài liệu hỗ trợ AI để hợp lý hóa các quy trình như nhập dữ liệu và xử lý tài liệu, giúp nhân viên thoát khỏi các nhiệm vụ thường ngày và có thời gian giải quyết các hoạt động chiến lược hơn thúc đẩy tăng trưởng thực sự.
Đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu
Bằng cách tự động hóa việc chuẩn bị dữ liệu, các tổ chức có thể đảm bảo tính chính xác, giảm nguy cơ sai sót của con người và giúp quản lý, lưu trữ và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau dễ dàng hơn.
Trích xuất dữ liệu thông minh
Tính năng Tự động hóa tài liệu bằng AI hiện có thể quét nhanh tài liệu và trích xuất thông tin cụ thể, chẳng hạn như ngày tháng và số tiền, đồng thời tham chiếu chéo với các nguồn dữ liệu khác để làm phong phú và nâng cao độ chính xác của thông tin đang có.
Truy cập thông tin ngay lập tức
Với khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên của AI, nhân viên có thể tìm kiếm và truy xuất các tài liệu và dữ liệu có liên quan từ cơ sở dữ liệu khổng lồ chỉ trong nháy mắt.
Xác minh dữ liệu cho hành động
Việc đối chiếu dữ liệu với các nguồn bên ngoài và hồ sơ hiện có không chỉ đảm bảo tính chính xác mà còn tăng cường chất lượng, tính tuân thủ và tốc độ mà doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt.
Tạo và phân phối tài liệu tự động
Tự động hóa tài liệu bằng AI hiện có thể tạo ra các tài liệu chính xác, nhất quán từ dữ liệu có cấu trúc, loại bỏ nhu cầu soạn thảo thủ công và đảm bảo phân phối kịp thời, đáng tin cậy đến đúng người.
Quá trình tinh chế dễ dàng
Bằng cách liên tục theo dõi quy trình làm việc tự động theo thời gian thực, các tổ chức có thể phân tích dữ liệu hiệu suất, tối ưu hóa quy trình và thích ứng với nhu cầu thay đổi nhanh chóng, giảm thiểu tình trạng kém hiệu quả và tối đa hóa hiệu suất.
Các công cụ hàng đầu để tự động hóa tài liệu bằng AI
Các công cụ tự động hóa tài liệu bằng AI không chỉ giúp tự động hóa việc tạo tài liệu mà còn cải thiện độ chính xác và tiết kiệm thời gian cho người dùng.
Với UiPath, bạn có thể giải phóng sức mạnh của năng suất bằng cách hợp lý hóa việc tạo tài liệu và giảm lỗi thủ công. Nền tảng thông minh này khai thác tính năng tự động hóa tài liệu do AI điều khiển để chuyển đổi cách bạn làm việc. UiPath có một bộ tính năng mạnh mẽ bao gồm trích xuất tài liệu do AI hỗ trợ, tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác và khả năng tự động hóa quy trình làm việc vượt trội.
Do đó, UiPath cách mạng hóa cách bạn vận hành bằng cách đẩy nhanh quy trình kinh doanh, giảm thiểu lỗi và tối đa hóa.
UiPath hoàn toàn phù hợp với các công ty muốn loại bỏ các công việc hành chính tẻ nhạt, tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện đáng kể tài liệu.
Gặp gỡ Tự động hóa ở mọi nơi
Nền tảng RPA đám mây tiên tiến đang cách mạng hóa cách chúng ta xử lý quy trình công việc tài liệu với sự trợ giúp của trí tuệ nhân tạo.
- Các tính năng hàng đầu: Công cụ đột phá này tự hào có một loạt các tính năng hàng đầu ấn tượng, bao gồm khả năng nhận dạng tài liệu tiên tiến, tự động hóa quy trình làm việc liền mạch và khả năng phân tích mạnh mẽ mang đến cho bạn những thông tin chi tiết vô song.
- Lợi ích hàng đầu: Bằng cách khai thác sức mạnh của Automation Anywhere, các doanh nghiệp có thể trải nghiệm sự gia tăng đáng kể về năng suất, giảm đáng kể chi phí hoạt động và độ chính xác dữ liệu tuyệt đối trên mọi nền tảng.
Nếu bạn là một công ty đang tìm cách đưa quy trình xử lý tài liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc lên một tầm cao mới với tính năng tự động hóa thông minh, thì Automation Anywhere chính là giải pháp hoàn hảo dành cho bạn – đặc biệt là khi nói đến quy trình xử lý tài liệu liên phòng ban và quy trình làm việc trên toàn doanh nghiệp.
Kofax
Kofax là sự kết hợp giữa Đổi mới và Tự động hóa trong lĩnh vực Tự động hóa Tài liệu do AI hỗ trợ. Tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo và máy học, họ cách mạng hóa quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian và công sức. Một số tính năng nổi bật của nó bao gồm:
- Các tính năng hàng đầu: Công nghệ quét tài liệu tiên tiến, khả năng trích xuất dữ liệu dựa trên AI và kết nối liền mạch với các hệ thống kinh doanh, giúp tích hợp dễ dàng.
- Lợi ích hàng đầu: Những lợi ích thực sự mang tính thay đổi cuộc chơi – hãy nghĩ đến việc giảm bớt lao động thủ công, xử lý nhanh hơn và tăng đáng kể độ chính xác của tài liệu.
Kofax là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp đang chìm ngập trong các công việc liên quan đến giấy tờ như xử lý hóa đơn và quản lý hợp đồng.
ABBYY
Hãy gặp ABBYY, công cụ mạnh mẽ của tự động hóa tài liệu do AI điều khiển! Nền tảng tiên tiến này là một bước ngoặt khi nói đến nhận dạng văn bản và xử lý dữ liệu thông minh, khiến nó trở thành một công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp cần hợp lý hóa quy trình làm việc tài liệu của mình.
- Các tính năng hàng đầu: Về cốt lõi, ABBYY tự hào có một loạt các tính năng hàng đầu ấn tượng, bao gồm Nhận dạng ký tự quang học (OCR) tiên tiến, trích xuất nội dung do AI điều khiển và tự động hóa quy trình làm việc liền mạch. Với những khả năng này, các tổ chức có thể mong đợi sự gia tăng đáng kể về năng suất và hiệu quả.
- Lợi ích hàng đầu: Nhưng đó không phải là tất cả – ABBYY cũng cung cấp một loạt các lợi ích làm hài lòng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Bằng cách tự động hóa quy trình làm việc tài liệu, ABBYY nâng cao độ chính xác của dữ liệu, cắt giảm thời gian xử lý và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu theo quy định. Hãy tưởng tượng bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các hoạt động có đòn bẩy cao trong khi tài liệu của bạn được xử lý!
Vậy, ABBYY phù hợp nhất với ai? Nói một cách đơn giản, đây là giải pháp hoàn hảo cho các tổ chức cần tự động hóa phân loại tài liệu, trích xuất nội dung và xác minh tuân thủ. Cho dù bạn là tổ chức tài chính, nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hay cơ quan chính phủ, ABBY.
Microsoft Power Automate
Nền tảng tiên tiến này được thiết kế riêng để hài hòa với các sản phẩm của Microsoft, biến giấc mơ thành hiện thực đối với những người dùng Microsoft.
- Các tính năng hàng đầu: Power Automate tích hợp tính năng tự động hóa dựa trên AI, quản lý tài liệu thông minh và quy trình làm việc linh hoạt có thể tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh của bạn – đây thực sự là sự kết hợp hoàn hảo.
- Lợi ích hàng đầu: Tăng năng suất của nhóm bạn, giải quyết tình trạng hỗn loạn tài liệu và thúc đẩy mạnh mẽ nỗ lực tự động hóa với ít rắc rối nhất – một công cụ năng suất thực sự!
- Dành cho ai? Power Automate là công cụ không thể thiếu đối với các tổ chức sử dụng sản phẩm của Microsoft, muốn cách mạng hóa quy trình làm việc và sắp xếp quản lý tài liệu trên nhiều phòng ban một cách hiệu quả.
Đừng đưa ra quyết định sáng suốt nếu không có lời nhắc nhở quan trọng này: Luôn xác minh các thông tin cần thiết trước.
Những thách thức của Tự động hóa Tài liệu bằng AI
Tự động hóa tài liệu bằng AI mang lại nhiều lợi ích đáng kể, nhưng vẫn còn nhiều thách thức.
Chi phí triển khai ban đầu cao
Việc đầu tư tiền vào công nghệ tiên tiến và đào tạo nhân viên ngay từ đầu có thể là gánh nặng lớn, đặc biệt là đối với các công ty nhỏ hơn. Mặc dù số tiền tiết kiệm được sau này là không thể phủ nhận, nhưng áp lực tài chính ban đầu có thể đủ để khiến một số công ty sợ hãi ngay từ đầu.
Tích hợp với các hệ thống hiện có
Việc chuyển đổi doanh nghiệp của bạn bằng cách hợp nhất các công cụ tự động hóa tài liệu với các hệ thống cũ lỗi thời có thể là một cơn ác mộng về mặt hậu cần. Không thể tránh khỏi, các rào cản kỹ thuật sẽ xuất hiện và các công ty thường thấy mình buộc phải cải tiến hoặc tinh chỉnh các khuôn khổ phần mềm hiện có để tránh tình trạng tắc nghẽn tự động hóa. Do đó, các hoạt động hàng ngày có thể bị đình trệ và áp lực gia tăng đối với các nguồn lực có thể trở nên quá sức.
Xử lý dữ liệu phi cấu trúc (Unstructured Data)
Xử lý dữ liệu phi cấu trúc, như tài liệu viết tay hoặc hình ảnh nguệch ngoạc, có thể thực sự là một cơn đau đầu đối với một số công cụ. Để đưa các tệp lộn xộn này vào trạng thái có thể hoạt động, bạn có thể cần kích hoạt các cài đặt đặc biệt hoặc thậm chí đưa vào những vũ khí lớn – chuyên môn của con người – để ngăn ngừa lỗi.
Đo lường ROI và Thành công
Để có được bức tranh rõ ràng về lợi tức đầu tư và thành công đòi hỏi phải xem xét cả lợi nhuận hữu hình và vô hình. Các công ty thường phải đối mặt với thách thức trong việc xác định tác động lâu dài của tự động hóa đối với hiệu quả hoạt động, tiết kiệm tài chính và nâng cao sự hài lòng của khách hàng, điều này có thể khiến việc đưa ra lý lẽ mạnh mẽ để tiếp tục đầu tư hoặc đánh giá thành công thực sự của các nỗ lực chuyển đổi số trở nên khó khăn hơn.
Làm thế nào để chọn đúng phần mềm tự động hóa tài liệu hỗ trợ AI?
Khi tìm kiếm phần mềm Tự động hóa tài liệu hỗ trợ AI hoàn hảo, điều quan trọng là phải cân nhắc một số yếu tố chính sẽ tạo nên sự khác biệt lớn trong quy trình làm việc của bạn.
- Giao diện người dùng: Trước hết, phần mềm phải có giao diện thân thiện với người dùng như đang đi dạo trong công viên – trực quan và dễ điều hướng, để người dùng có thể nhanh chóng tìm và quản lý tài liệu của mình mà không cần phải có bằng tiến sĩ về điều hướng phần mềm.
- Tích hợp: Điều quan trọng nữa là phần mềm phải tương thích tốt với các hệ thống hiện có của bạn, chẳng hạn như CRM, ERP hoặc các công cụ kinh doanh khác, để bạn có thể tận hưởng việc truyền dữ liệu và quản lý quy trình làm việc liền mạch mà không phải đau đầu.
- Kết nối dữ liệu: Tiếp theo, phần mềm phải có khả năng kết nối dễ dàng với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, giúp việc nhập và cập nhật dữ liệu trở nên dễ dàng mà không làm gián đoạn các quy trình hiện tại hoặc yêu cầu bạn phải trở thành chuyên gia can thiệp thủ công.
- Hợp tác: Và đừng quên về sự hợp tác – phần mềm phải được trang bị các công cụ cho phép chia sẻ tài liệu, cập nhật và làm việc nhóm theo thời gian thực, điều này chắc chắn sẽ thúc đẩy hiệu quả và khả năng giao tiếp của nhóm.
Cuối cùng, bảo mật là tối quan trọng, vì vậy hãy tìm phần mềm cung cấp tính năng mã hóa, kiểm soát truy cập và tuân thủ hàng đầu để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của bạn và đảm bảo bạn đang họp.
Ngoài ra, hãy đánh giá:
- Vận hành linh hoạt: Để hợp lý hóa quy trình và giảm thiểu sự can thiệp thủ công, phần mềm phải đảm nhiệm các nhiệm vụ như tạo, định tuyến và lưu trữ tài liệu, giúp nâng cao năng suất và tính nhất quán trên mọi phương diện.
- Chuyển đổi tài liệu giấy: Phần mềm phải có khả năng chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng kỹ thuật số một cách chính xác, giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và giảm thiểu lỗi phát sinh.
- Dễ sử dụng: Phần mềm phải đơn giản và trực quan, giúp người dùng không có chuyên môn kỹ thuật cũng có thể dễ dàng nắm vững các tính năng mà không cần đào tạo chuyên sâu, do đó đảm bảo toàn bộ nhóm có thể áp dụng liền mạch.
- Business Edge: Xác định phần mềm thực sự đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn, đánh giá cách phần mềm có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng và mang lại cho bạn lợi thế riêng biệt so với các đối thủ cạnh tranh trong ngành.
- Hiệu suất cao nhất: Chọn phần mềm có khả năng mở rộng và hiệu quả, đảm bảo có thể xử lý khối lượng tài liệu ngày càng tăng trong khi vẫn duy trì hiệu suất cao nhất và thời gian xử lý nhanh chóng khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
- Tích hợp liền mạch: Phần mềm phải dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có của bạn, chẳng hạn như CRM và ERP, để đảm bảo truyền dữ liệu trơn tru, tối đa hóa hiệu quả tổng thể và ngăn ngừa gián đoạn hoạt động hàng ngày.
- Kiểm soát tập trung: Phần mềm phải cung cấp khả năng quản lý tập trung, cho phép theo dõi, cập nhật và quản lý tài liệu dễ dàng, do đó mang lại tính minh bạch và trách nhiệm giải trình cao hơn trong suốt quá trình.
Mẹo triển khai tự động hóa tài liệu doanh nghiệp
Việc triển khai một dự án tự động hóa tài liệu doanh nghiệp có thể là một bước ngoặt đối với các doanh nghiệp, mang lại sự gia tăng đáng kể về hiệu quả, giảm đáng kể lỗi và hợp lý hóa quy trình công việc. Để tạo tiền đề cho thành công, điều cần thiết là phải tiếp cận sáng kiến này với tư duy chu đáo và chiến lược.
Xác định chính xác những gì bạn muốn đạt được thông qua tự động hóa, chẳng hạn như loại bỏ các tác vụ thủ công tẻ nhạt, nâng cao tiêu chuẩn về độ chính xác của tài liệu hoặc đơn giản là hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Bằng cách đặt mục tiêu chính xác, bạn có thể tập trung vào phần mềm hoàn hảo và giải quyết các lĩnh vực quan trọng nhất đang cần nâng cấp.
Để tìm được phần mềm tự động hóa hoàn hảo, điều quan trọng là phải tìm ra giải pháp đáp ứng được nhu cầu riêng của công ty bạn và dễ dàng bổ sung cho cơ sở hạ tầng hiện có. Theo cách này, quy trình công việc sẽ được sắp xếp hợp lý và hoạt động hàng ngày sẽ không bị gián đoạn. Để tránh cảm thấy quá tải, bạn nên bắt đầu bằng những bước nhỏ – bắt đầu với một phòng ban hoặc quy trình rồi mở rộng ra toàn công ty khi bạn đã quen với nó.
Đào tạo nhân viên là điều bắt buộc khi nói đến việc triển khai tự động hóa. Nếu nhóm của bạn hiểu rõ hệ thống từ trong ra ngoài, họ có thể tận dụng tối đa khả năng của hệ thống. Hơn nữa, độ chính xác là rất quan trọng khi xử lý các tài liệu bất thường. Thiết lập các biện pháp bảo vệ sẽ duy trì độ tin cậy của dữ liệu đang được xử lý.
Việc triển khai sẽ không hoàn thiện nếu không đặt vấn đề bảo mật và tuân thủ lên hàng đầu. Hệ thống tự động hóa được chọn cần đáp ứng các tiêu chuẩn của ngành và bảo vệ thông tin nhạy cảm.
Hãy cùng DIGI-TEXX khám phá thế giới tự động hóa tài liệu bằng AI và khám phá động lực thúc đẩy lý do tại sao hầu hết các doanh nghiệp đang áp dụng các giải pháp do AI điều khiển để hợp lý hóa quy trình lập tài liệu của họ. Để hiểu sâu hơn, đã đến lúc khám phá những điều cơ bản của việc tự động hóa tài liệu và tìm hiểu những lý do chính khiến các doanh nghiệp áp dụng tích hợp AI để tăng hiệu quả và năng suất.
| Xem thêm:
- Xử lý tài liệu tự động trong giải quyết yêu cầu bảo hiểm là gì?
- Cách tự động hóa quy trình lập tài liệu: Hướng dẫn từng bước
- Nhận dạng tài liệu thông minh cải thiện độ chính xác và tốc độ dữ liệu như thế nào
- Khám phá phần mềm xử lý tài liệu tự động | Các tính năng chính và trường hợp sử dụng
- Các công ty xử lý tài liệu thông minh | Hướng dẫn toàn diện
