Mặc cho sự phát triển nhanh chóng của công nghệ số hóa và tự động hóa, xử lý khoản nợ phải trả (account payable – AP) là một trong những quy trình nghiệp vụ cần được tối ưu hóa do công việc hiện tại vẫn phải phát hành một lượng lớn chứng từ, đặc biệt là hóa đơn.
Xử lý hóa đơn theo cách thủ công khiến hoạt động kinh doanh bị chậm lại và cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
Dịch vụ xử lý hóa đơn DIGI-TEXX
Ứng Dụng Công Nghệ AI
DIGI-TEXX cung cấp các giải pháp và dịch vụ số bằng cách áp dụng các công nghệ hiện đại: AI OCR (Nhận dạng ký tự quang học), Học máy, Học sâu và NLP (Xử lý ngôn ngữ tự nhiên) để thúc đẩy quá trình tự động hóa khi thu thập và trích xuất dữ liệu hóa đơn.
Các Bước Điển Hình Trong Xử Lý Hóa Đơn Với Công Nghệ AI
Các dịch vụ xử lý hóa đơn của DIGI-TEXX có thể thích ứng với yêu cầu riêng từ các ngành cụ thể của khách hàng. Chúng tôi cung cấp quy trình làm việc tùy chỉnh theo mô hình hoạt động của bạn. Có 3 bước điển hình:
Phân Loại
Cho dù hóa đơn được nhận qua thư, dưới dạng tệp PDF được đính kèm, bản quét viết tay, hình ảnh hay dưới dạng hóa đơn điện tử, hệ thống của chúng tôi sẽ tự động phân loại xem tài liệu nhận được có phải là hóa đơn hay không. Thuật toán của chúng tôi loại bỏ tất cả quảng cáo, thư rác và các tài liệu khác không phải hóa đơn.
Xác Thực
Bằng cách áp dụng các công nghệ NLP, hệ thống của DIGI-SOFT – một nền tảng nội bộ sẽ phân tích ba phần: đầu trang, chân trang và nội dung của hóa đơn. Công cụ sẽ tự phát hiện logo và thông tin của hóa đơn (ngày, địa chỉ, mã số thuế, v.v.).
Sau đó, công cụ sẽ so sánh thông tin với dữ liệu do khách hàng cung cấp để xác thực hóa đơn. Nếu dữ liệu hóa đơn khớp với dữ liệu của khách hàng, hệ thống sẽ trích xuất dữ liệu ở các định dạng khác nhau (HTML, CSV, JSON, v.v.), sau đó chuyển lại vào hệ thống của bạn. Tuy nhiên, khi xuất hiện trường hợp chưa khớp, bộ máy của chúng tôi sẽ cảnh báo và yêu cầu xác minh.
Trích Xuất
Trước khi áp dụng DIGI-XTRACT để trích xuất dữ liệu, DIGI-SOFT sẽ dò tìm tất cả các trường dữ liệu trên hóa đơn, chúng tôi gọi đây là bước dò tìm tự động. Bằng cách này, công cụ OCR chỉ cần trích xuất một trường cụ thể được xác định trước thay vì đọc toàn bộ hóa đơn tốn thời gian.
Tại DIGI-TEXX, chúng tôi không ngừng nâng cao mức độ tin cậy của công cụ AI để cải thiện tỷ lệ chính xác của đầu ra, đây sẽ là bước đệm khi kiểm soát quy trình tự động.
Với các công nghệ học Máy mới nhất, thuật toán của chúng tôi có thể tìm hiểu, điều chỉnh và xử lý các biểu mẫu hóa đơn mới bằng các ngôn ngữ và định dạng khác nhau.
Tận dụng công nghệ tiên tiến nhất, DIGI-TEXX có khả năng xử lý 25.000 hóa đơn/ngày và đạt 40.000 hóa đơn/ngày vào đợt cao điểm.
Dịch Vụ Được Đảm Bảo Bởi Lực Lượng Lao Động Có Kinh Nghiệm
Các thông tin trên hóa đơn đòi hỏi phải được xử lý với độ chính xác cao. Thông tin thanh toán cần phải chính xác để hóa đơn có thể trải qua các bước tiếp theo trước khi được phê duyệt và thanh toán.
Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của ngành và ngôn ngữ sử dụng trên hóa đơn, công nghệ tự động hóa của chúng tôi có thể xử lý từ 92% đến 97% toàn bộ quy trình. Chúng tôi cam kết độ chính xác của dữ liệu là 100%, đảm bảo bởi lực lượng lao động giàu kinh nghiệm của DIGI-TEXX.
Dịch Vụ Xác Minh Hóa Đơn 360 Độ
Kể từ năm 2013, chúng tôi đã trau dồi kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm trong việc xử lý các loại hóa đơn khác nhau. Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ 360 độ hỗ trợ xác thực và xác minh thông tin hóa đơn với các chuyên gia được đào tạo bài bản của chúng tôi.
Các chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ:
- Xác minh tất cả các hóa đơn của nhà cung cấp để đảm bảo rằng các hóa đơn thanh toán đã được chấp nhận.
- Gọi điện và xác thực thông tin với nhà cung cấp để đảm bảo hóa đơn được xử lý chính xác.
- Giao tiếp với khách hàng và xử lý các sự cố.
Những Lợi Ích Khi Sử Dụng Dịch Vụ Xử Lý Hóa Đơn
Xử lý hóa đơn tự động cho phép doanh nghiệp của bạn quản lý nhiều khoản thanh toán hơn và củng cố tính linh hoạt về tài chính cũng như cách vận hành của bạn.
- Tiết kiệm chi phí: Bằng cách giảm lao động thủ công và giảm thiểu lỗi sai, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí vận hành, giải phóng các nguồn lực có thể được sử dụng để phát triển doanh nghiệp
- Giảm rủi ro gian lận: Xử lý hóa đơn tự động giúp giảm rủi ro gian lận bằng cách áp dụng nền tảng theo dõi, xác thực và giám sát tốt hơn như DIGI-SOFT.
- Cải thiện độ chính xác: Hệ thống xử lý hóa đơn tự động có thể thu thập dữ liệu hóa đơn một cách chính xác, giảm nguy cơ xảy ra các lỗi nhỏ.
- Quy trình kiểm soát chất lượng liền mạch: Bước kiểm soát chất lượng giúp quy trình kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài đơn giản hơn. Tại DIGI-TEXX, chúng tôi tận dụng lực lượng lao động giàu kinh nghiệm của mình để hỗ trợ xử lý các trường hợp đặc biệt nhằm đảm bảo mức độ chính xác của dữ liệu cao hơn.
- Tuân thủ các quy định của quốc gia: Xử lý hóa đơn điện tử và tuân thủ đóng thuế VAT là một trong những phần thách thức hàng đầu đối với nhiều công ty, đặc biệt là đối với những công ty hoạt động ở các quốc gia khác nhau với các quy định pháp lý khác nhau. DIGI-TEXX đảm bảo tất cả hóa đơn sẽ được phát hành và lưu trữ dựa theo quy định của quốc gia bằng cách tuân thủ GDPR, ISO 9001:2015 và ISO/IEC 27001:2013.
