Dịch vụ thuê đội ngũ chăm sóc khách hàng có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không? Trước khi chọn đối tác thích hợp, đây là những yếu tố bạn có thể cân nhắc.

Rõ ràng, mọi doanh nghiệp đều muốn khách hàng của mình luôn vui vẻ và hài lòng sau mỗi cuộc tương tác. Dịch vụ khách hàng tốt sẽ là một chiến lược lâu dài cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì trải nghiệm của khách hàng càng tốt, họ càng có nhiều khả năng quay lại mua nhiều hơn và trở thành khách hàng trung thành. Tuy nhiên, việc thiết lập và vận hành bộ phận dịch vụ khách hàng nội bộ có thể mất thời gian và yêu cầu đầu tư rất nhiều tài nguyên. Bên cạnh đó, việc cung cấp hỗ trợ 24/24 và đa kênh cho khách hàng trên toàn cầu là thách thức lớn đối với các công ty.

1. Khi Nào Cần Thuê Đội Ngũ Chăm Sóc Khách Hàng?

Quyết định thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng của một công ty có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Đó có thể là một công ty mới với nguồn lực và tiền bạc hạn chế; hoặc, có thể là việc quản lý khối công việc phức tạp hiện tại khiến họ không thể tập trung vào các khía cạnh kinh doanh cốt lõi của mình.

Dưới đây là một số trường hợp mà dịch vụ thuê ngoài đội ngũ chăm sóc khách hàng sẽ có ích đối với một doanh nghiệp.

Khi Định Hướng Chiến Lược Kinh Doanh Không Chắc Chắn

Thuê dịch vụ chăm sóc khách hàng có thể giúp một công ty duy trì dịch vụ kịp thời, chất lượng cao, cùng lúc đó vạch ra kế hoạch dài hạn khi công ty đang trải qua sự tăng trưởng nhanh chóng hoặc thay đổi đáng kể.

Sẽ tốt hơn nếu công ty có kiến thức rõ ràng về hiệu quả công việc của nhóm dịch vụ khách hàng và nhận ra rằng một số công việc nhất định nên được thực hiện bởi các chuyên gia bên ngoài công ty. Đây là lúc dịch vụ khách hàng thuê ngoài nên được xem xét.

Khi Một Công Ty Muốn Ngay Lập Tức Mở Rộng (Hoặc Giảm Bớt) Phạm Vi Cung Cấp Dịch Vụ Khách Hàng

Khối lượng dịch chăm sóc vụ khách hàng có thể dao động đáng kể trong suốt cả năm đối với các doanh nghiệp có chu kỳ theo mùa như Thương mại điện tử. Nếu họ muốn tự mình tiến hành quá trình tuyển dụng, có thể mất hàng tháng để xác định vị trí ứng viên, tổ chức các cuộc phỏng vấn, và tuyển dụng nhân viên.

Các đại lý thuê ngoài cho phép các doanh nghiệp nhanh chóng tăng và giảm quy mô của họ khi cần thiết mà không cần phải thuê quá nhiều hoặc sa thải nhân viên khi ít đơn hàng. Các đại lý thuê ngoài được phân công lại cho các khách hàng khác nhau, thay vì làm nhân viên ngắn hạn cho chỉ một khách hàng, điều này cho phép họ có được nhiều thông tin chi tiết về khách hàng; nâng cao kiến thức lĩnh vực, kinh nghiệm thực tế và hiệu quả làm việc.

Khi Một Công Ty Mới Thành Lập

Thành lập một doanh nghiệp mới là một nhiệm vụ khó khăn, và điều quan trọng là phải chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ để liên doanh thành công.

Một doanh nghiệp mới thành lập có xu hướng vắt kiệt sức lao động của nhân viên nội bộ bằng cách giao thật nhiều việc cho từng người. Điều này khiến nhân viên của họ không thực sự tập trung vào trách nhiệm chính của mình. Không những năng suất giảm mà còn khiến họ mất tập trung vào chuyên môn.

Thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng cho phép các công ty khởi nghiệp tập trung vào các khía cạnh chính để duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả. Các chức năng cốt lõi này bao gồm, nhưng có thể không giới hạn ở sản xuất, bán hàng và phân phối.

Dịch vụ khách hàng là một trong những phần thiết yếu nhất của doanh nghiệp tại thời điểm này vì nó thiết lập một nền tảng vững chắc và tạo ra danh tiếng lâu dài. Do đó, cần phải có một nhân viên chăm sóc khách hàng. Mặc dù sẽ tốt hơn nếu nhóm nhân viên này là một phần của công ty, nhưng thuê ngoài cũng là một giải pháp khả thi.

2. Những Lợi Ích Chính Của Dịch Vụ Thuê Đội Ngũ Chăm Sóc Khách Hàng Là Gì?

Trong mọi trường hợp, dịch vụ thuê ngoài đội ngũ chăm sóc khách hàng có thể là giải pháp phù hợp nhất mà các tổ chức có thể áp dụng và điều chỉnh theo nhu cầu và chiến lược của riêng họ.

Hỗ Trợ Khách Hàng 24/7

Trong thời đại kỹ thuật số, khách hàng mong đợi nhận được phản hồi ngay lập tức cho các vấn đề của họ. Dịch vụ 24/24 làm tăng tỷ lệ hài lòng của khách hàng bằng cách đảm bảo rằng khách hàng được phục vụ tốt ngay cả sau giờ làm việc. Chuyển gánh nặng hỗ trợ ngoài giờ cho các đại lý chuyên nghiệp, những người quản lý các cuộc gọi kinh doanh mọi lúc, mọi nơi, kể cả cuối tuần và ngày lễ. Ngoài ra, khả năng hỗ trợ 24/7 không còn là trở ngại đối với các doanh nghiệp toàn cầu vì nó mở ra khả năng tiếp cận khán giả trên toàn thế giới một cách thuận tiện.

Tính Linh Hoạt Và Khả Năng Mở Rộng

Thuê đội ngũ chăm sóc khách hàng phải lúc nào cũng là cắt giảm chi phí hoặc giảm hỗ trợ. Thay vào đó, đây là phương pháp giúp doanh nghiệp có được sự linh hoạt để nhanh chóng nâng cao năng lực khi cần mà không cần phải cam kết tuyển dụng nhân viên toàn thời gian vì việc này có thể mất ít nhất vài tuần.

Kiến Thức Chuyên Ngành

Với lực lượng lao động nội bộ, các doanh nghiệp có thể phải dành hàng tháng hoặc hàng năm đào tạo để đạt được đội ngũ nhân viên tiêu chuẩn chất lượng như mong muốn. Tuy nhiên, bằng cách thuê ngoài, các doanh nghiệp sẽ có được một lực lượng lao động chuyên biệt, nhạy bén với mục tiêu duy nhất là cung cấp dịch vụ xuất sắc cho các khách hàng thân thiết của họ. Các đại lý thuê ngoài cung cấp các quy trình đã được thử nghiệm thành công, và được chứng minh là có nhiều kinh nghiệm về lợi thế kinh doanh. Đây là Lợi tức đầu tư (ROI) rất cần thiết cho sự thành công lâu dài.

Sử Dụng Chi Phí Hiệu Quả

Việc có một nhóm nhân viên chăm sóc dịch vụ khách hàng đòi hỏi phải trả lương đầy đủ, cũng như các chi phí bổ sung về thuế, bảo hiểm y tế, phúc lợi cho nhân viên và quản lý. Các doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí kỹ thuật và giảm tổng chi phí CNTT bằng cách thuê ngoài đối tác đủ điều kiện.

Tăng Sự Hài Lòng Của Khách Hàng

Hiệu suất tổng thể của dịch vụ khách hàng sẽ có tác động trực tiếp đến số lượng khách hàng quay lại. Nói một cách đơn giản, dịch vụ khách hàng gia công phần mềm nâng cao đáng kể trải nghiệm của khách hàng đối với hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.

Tính khả dụng cao là một trong những tính năng nổi bật vì khách hàng sẽ có quyền truy cập hỗ trợ 24 giờ một ngày, 365 ngày một năm. Việc trò chuyện với các chuyên gia lành nghề để lại cho khách hàng một ấn tượng tốt sau mỗi lần tương tác. Họ cảm thấy có giá trị và hài lòng hơn. Một công ty gia công phần mềm có thể cải thiện thời gian phản hồi chỉ trong vài phút và giảm khả năng từ chối cuộc gọi. Tổng hiệu suất của dịch vụ khách hàng được thể hiện chính xác bằng số lượng khách hàng quen. Nói một cách đơn giản, dịch vụ thuê ngoài đội ngũ chăm sóc khách hàng giúp nâng cao đáng kể trải nghiệm của khách hàng đối với hoạt động bán hàng của doanh nghiệp và luôn dẫn đầu các đối thủ cạnh tranh.