Nhận dạng tài liệu thông minh (IDR) hoặc Xử lý tài liệu thông minh (IDP) là một công nghệ có thể được đào tạo bằng tối đa 190 ngôn ngữ và có khả năng đọc và diễn giải tài liệu giống như một nhân viên xử lý dữ liệu. Hãy cùng DIGI-TEXX khám phá thêm về điều này trong nội dung sau.
=> Xem thêm: Lợi ích của việc hợp tác với các công ty xử lý tài liệu
Nhận dạng tài liệu thông minh là gì?
Nhận dạng tài liệu thông minh (IDR) là một thành phần của công nghệ xử lý tài liệu thông minh (IDP). Trước khi trích xuất và xử lý dữ liệu từ tài liệu, Thuật toán phải phân loại chính xác (ví dụ: hóa đơn, bảng cân đối kế toán, sao kê ngân hàng, v.v.) và nhận dạng ‘thông minh’ – Thay vì chỉ khớp tài liệu với các mẫu được cấu hình sẵn, IDR có thể ngữ cảnh hóa các sắc thái trong từng tài liệu.
Nhận dạng tài liệu thông minh (IDR)
Nguyên tắc cốt lõi của IDR
Từ các loại tài liệu khác nhau, hệ thống IDR sử dụng thuật toán học máy để phân tích, nhận dạng và trích xuất thông tin chính. Sau đó, kiểm tra cấu trúc, nội dung và ngữ cảnh của từng loại tài liệu để đảm bảo dữ liệu được phân loại và trích xuất chính xác. Với quá trình đào tạo liên tục, hệ thống IDR cải thiện theo thời gian, trở nên hiệu quả hơn trong việc xử lý các tài liệu phức tạp.
Các tính năng chính của hệ thống IDR
Hệ thống IDR thường kết hợp OCR để nhận dạng văn bản, mô hình học máy để trích xuất dữ liệu và các phương pháp xác thực nâng cao. Các hệ thống này tự động sắp xếp tài liệu và trích xuất thông tin cần thiết, đảm bảo xử lý nhanh chóng, chính xác trong khi tích hợp với các phần mềm khác để hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng năng suất.
Lợi ích của Nhận dạng tài liệu thông minh
Hệ thống IDR không chỉ tăng tốc và cải thiện hiệu quả xử lý tài liệu mà còn giảm lỗi và tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. IDR giúp cải thiện độ chính xác của dữ liệu và hợp lý hóa quy trình làm việc bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công phức tạp, cho phép doanh nghiệp xử lý nhiều công việc hơn mà không cần thêm tài nguyên. Công nghệ này đặc biệt có giá trị đối với các ngành công nghiệp quản lý khối lượng lớn tài liệu.
Độ chính xác của dữ liệu được cải thiện
Bằng cách áp dụng IDR, các doanh nghiệp có thể đạt được độ chính xác cao trong xử lý tài liệu. Công nghệ này không chỉ giảm thiểu lỗi của con người, sự không nhất quán để đảm bảo dữ liệu được trích xuất là đáng tin cậy, đặc biệt là trong các ngành như tài chính và chăm sóc sức khỏe.
Tăng tốc độ xử lý đáng kể
IDR tăng tốc đáng kể quá trình xử lý tài liệu cho doanh nghiệp bằng cách tự động hóa các tác vụ như trích xuất và phân loại dữ liệu. Nỗ lực của hệ thống nhằm giảm bớt nỗ lực thủ công này dẫn đến thời gian xử lý ngắn hơn và ra quyết định nhanh hơn. Do đó, doanh nghiệp có thể tự tin phản hồi các yêu cầu của khách hàng và hoàn tất giao dịch nhanh chóng, cải thiện hiệu quả đặc biệt là trong việc cung cấp dịch vụ tổng thể.
Hiệu quả chi phí cao
Bằng cách giảm nhu cầu can thiệp thủ công với nguồn nhân lực lớn như trước đây, hệ thống IDR giúp các công ty cắt giảm chi phí này. Không chỉ vậy, việc tự động hóa các quy trình liên quan đến tài liệu còn giúp giảm thiểu rủi ro sai sót tốn kém. Bằng cách áp dụng công nghệ IDR, các doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn theo thời gian.
Tính Linh Hoạt Và Khả Năng Mở Rộng
Tính linh hoạt và khả năng mở rộng của hệ thống IDR cho phép các ứng dụng phù hợp với nhiều ngành công nghiệp khác nhau, thường là ngành công nghiệp với nhiều loại tài liệu. Khi doanh nghiệp phát triển, IDR có thể xử lý khối lượng lớn tài liệu, đảm bảo không làm giảm hiệu suất.
Ngoài ra, IDR còn cung cấp khả năng tùy chỉnh quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh hệ thống để phù hợp hơn với những thay đổi về nhu cầu và mục tiêu kinh doanh.
Nhận dạng và tóm tắt tài liệu một cách thông minh
Nhận dạng tài liệu thông minh (IDR) là giải pháp giúp thay đổi cách thức doanh nghiệp vận hành, quản lý và xử lý tài liệu. Nhờ sự kết hợp giữa AI, máy học và OCR, hệ thống IDR giúp nâng cao độ chính xác, tốc độ và cắt giảm chi phí hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Với những ưu điểm này, hệ thống IDR trở thành công cụ quan trọng cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình làm việc tài liệu, đồng thời hỗ trợ mở rộng quy mô hoạt động hiệu quả.
Nhận dạng tài liệu thông minh hoạt động như thế nào?
Nhận dạng tài liệu thông minh (IDR) là kết quả của việc kết hợp các công nghệ tiên tiến, bao gồm Học máy, nhận dạng ký tự quang học (OCR) và trí tuệ nhân tạo (AI) để có thể tự động trích xuất dữ liệu, phân loại và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau. Nó hoạt động bằng cách phân tích và xác định các nguồn thông tin có liên quan, sau đó chuyển đổi chúng thành dữ liệu có cấu trúc để sử dụng thêm.
Thu thập và xử lý tài liệu
IDR trước tiên thu thập tài liệu bằng cách quét các biểu mẫu kỹ thuật số hoặc tải lên các tệp dữ liệu. Hệ thống xử lý trước các tài liệu để cải thiện chất lượng, bao gồm Giảm nhiễu, chuẩn hóa hình ảnh và tăng cường độ rõ nét của văn bản. Điều này đảm bảo rằng các tài liệu ở định dạng chung tốt nhất có thể để trích xuất dữ liệu chính xác.
Nhận dạng văn bản và trích xuất dữ liệu
Sau khi các tài liệu được xử lý, hệ thống IDR sử dụng công nghệ OCR để nhận dạng và trích xuất văn bản (bao gồm nội dung in hoặc viết tay). Hệ thống xác định các ký tự, từ và câu riêng lẻ, chuyển đổi chúng thành dữ liệu có thể đọc được bằng máy. Ngoài ra, hệ thống IDR tận dụng máy học để xác định và trích xuất các điểm dữ liệu có liên quan, chẳng hạn như số hóa đơn, ngày tháng, địa chỉ hoặc thông tin chi tiết về tài khoản.
Phân loại và xác thực tài liệu tự động
Hệ thống IDR phân loại tài liệu dựa trên các mẫu được xác định trước hoặc thông qua các mô hình học máy được đào tạo để nhận dạng các loại tài liệu như hóa đơn, hợp đồng hoặc biên lai. Sau khi các tài liệu được phân loại, hệ thống sẽ xác minh dữ liệu được trích xuất theo các quy tắc và mẫu đã thiết lập và tiến hành xác thực độ chính xác của dữ liệu để đảm bảo rằng chỉ những thông tin chính xác, có liên quan mới được xử lý tiếp.
Tích hợp và tự động hóa dữ liệu
Sau khi xác thực, kiểu dữ liệu có cấu trúc được tích hợp vào các hệ thống hiện có của công ty, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc một số công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM). IDR có thể tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý tài liệu, bao gồm quy trình phê duyệt, định tuyến tài liệu đến các phòng ban thích hợp hoặc thiết lập báo cáo định kỳ, giúp giảm nhu cầu can thiệp thủ công.
Học tập và cải tiến liên tục
Hệ thống IDR được thiết kế để tự động học hỏi từ các nguồn dữ liệu mới để cải thiện khả năng của chúng theo thời gian. Khi xử lý khối lượng lớn tài liệu, IDR liên tục tinh chỉnh các thuật toán của mình để cải thiện độ chính xác và hiệu quả trong việc xử lý dữ liệu.
Quá trình học tập liên tục này cho phép các hệ thống IDR không chỉ xử lý nhanh chóng các loại tài liệu phức tạp mà còn phản ứng linh hoạt với nhiều thay đổi về nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Tóm lại, Nhận dạng tài liệu thông minh (IDR) là sản phẩm kết hợp giữa OCR, máy học và AI để tự động trích xuất và xử lý dữ liệu với nhiều loại tài liệu khác nhau, giúp tăng tốc độ và độ chính xác. Điều này tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm lỗi của con người và cải thiện hiệu quả công việc trong doanh nghiệp.
Ứng dụng nhận dạng tài liệu thông minh
Nhiều lợi ích của nhận dạng tài liệu thông minh khiến nó có thể áp dụng cho nhiều ngành công nghiệp. Sau đây là một số trường hợp sử dụng điển hình:
Dịch vụ tài chính (nói chung)
Các phòng ban Tài khoản phải trả (AP) xử lý dữ liệu từ khối lượng lớn hóa đơn của nhà cung cấp. Nhận dạng chứng từ có thể xác thực loại chứng từ của hóa đơn trước khi thu thập thông tin có liên quan (ví dụ: ngày hóa đơn, chi tiết nhà cung cấp, mục dòng, v.v.).
Ví dụ, khi khách hàng Enterprise RBA của chúng tôi nhận được email, công nghệ nhận dạng tài liệu của chúng tôi sẽ tự động phân loại các tài liệu đính kèm, cho phép chúng được gửi đến đúng kho lưu trữ để xem xét thủ công. Đọc toàn bộ nghiên cứu tình huống tại đây.
Báo cáo thường niên
Mở rộng vai trò của nhận dạng tài liệu trong các dịch vụ tài chính, một trường hợp sử dụng có giá trị khác là xác định báo cáo tài chính trong báo cáo thường niên. Trong vài giây, thuật toán AI có thể phân loại bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ từ báo cáo thường niên dài hơn 200 trang. Một công việc tẻ nhạt đối với một nhà phân tích – với một giải pháp công nghệ nhanh chóng và dễ dàng.
Sản Xuất Chế Tạo
Tự động hóa chuỗi cung ứng có thể trích xuất dữ liệu từ các tài liệu như đơn đặt hàng, hóa đơn và vận đơn – cho phép kiểm tra theo quy định và chuyển đến bộ phận có liên quan để xử lý thêm.
Lựa chọn giải pháp IDR phù hợp
Trong số nhiều giải pháp Nhận dạng tài liệu thông minh (IDR), việc lựa chọn công nghệ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và đảm bảo xử lý tài liệu chính xác. Một hệ thống IDR phù hợp với hệ thống hiện có của doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và lỗi của con người, đồng thời dễ dàng mở rộng khi nhu cầu thay đổi.
Tìm hiểu thêm về 5 yếu tố chính sau đây để lựa chọn giải pháp IDR cho doanh nghiệp của bạn.
Độ chính xác, độ tin cậy
Độ chính xác được coi là yếu tố quan trọng nhất khi doanh nghiệp lựa chọn giải pháp IDR. Mục tiêu cuối cùng là có thể trích xuất dữ liệu chính xác từ các nguồn tài liệu như hóa đơn, hợp đồng hoặc biểu mẫu. Một hệ thống đáng tin cậy giúp doanh nghiệp giảm thiểu lỗi, đảm bảo dữ liệu được xử lý chính xác hơn.
Tóm lại, biết cách chọn hệ thống IDR (bao gồm OCR tiên tiến, máy học và khả năng tự cải thiện) sẽ giúp IDR hoạt động với nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm cả tài liệu viết tay hoặc quét.
Thời gian và hiệu quả
Thời gian và hiệu quả là hai yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Một giải pháp tự động hóa thu thập tài liệu phổ biến hiện nay – IDR cung cấp khả năng thu thập tài liệu, phân loại và trích xuất dữ liệu, giảm công việc thủ công. Hệ thống này cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn, do đó, phản hồi khách hàng, giao dịch và xử lý tài liệu nhanh hơn.
Khả Năng Mở Rộng và Linh Hoạt
Khả năng mở rộng và tính linh hoạt là quan trọng và cần thiết cho các doanh nghiệp đang phát triển. Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, khối lượng tài liệu tăng lên và giải pháp IDR sẽ giúp nhân viên của bạn xử lý khối lượng công việc lớn mà không ảnh hưởng đến hiệu suất. Nhưng các doanh nghiệp phải chọn đúng IDR và thích ứng với các loại tài liệu mới, cũng như tích hợp với các công cụ như ERP hoặc CRM của doanh nghiệp. Đồng thời, hãy chọn các giải pháp dễ dàng mở rộng, cung cấp tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu thay đổi.
Hiệu quả chi phí
Chi phí luôn là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi triển khai bất kỳ công nghệ mới nào. Mặc dù hệ thống IDR có thể giúp giảm chi phí vận hành trong thời gian dài, nhưng khoản đầu tư ban đầu có thể là rào cản lớn. Các doanh nghiệp cần tìm giải pháp cân bằng giữa chi phí ban đầu với lợi ích lâu dài, cũng như chi phí bảo trì, đào tạo nhân viên và nâng cấp hệ thống.
Bảo Mật Dữ Liệu và Tuân Thủ Quy Định
Đây là những yếu tố thiết yếu khi lựa chọn giải pháp IDR tự động. Các doanh nghiệp phải đảm bảo hệ thống đáp ứng các quy định như GDPR và HIPAA với các tính năng bảo mật mạnh mẽ, mã hóa dữ liệu, lưu trữ an toàn và kiểm soát truy cập.
Nhìn chung, việc lựa chọn giải pháp IDR phù hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: Độ chính xác, hiệu quả về mặt thời gian, khả năng mở rộng, chi phí hợp lý và bảo mật dữ liệu, đảm bảo hệ thống IDR phù hợp với mục tiêu kinh doanh, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai.
Những thách thức của phần mềm nhận dạng tài liệu thông minh
Theo nghiên cứu mới, biến đổi khí hậu có thể đã dẫn đến sự suy giảm của một số loài thực vật trên núi ở Scotland.
Thách thức của phần mềm IDR
Mặc dù IDR là giải pháp có nhiều lợi ích nhưng vẫn còn một số thách thức như sau:
– Độ chính xác: Nhiều hệ thống IDR vẫn gặp khó khăn, đặc biệt là khi trích xuất dữ liệu từ các tài liệu phức tạp như chữ viết tay.
– Tích hợp: Với các hệ thống và quy trình kinh doanh hiện tại, IDR có thể gặp khó khăn, đặc biệt là tích hợp với ERP hoặc CRM. Ngoài ra, khả năng mở rộng cũng là một vấn đề khi khối lượng tài liệu không ổn định.
– Quyền bảo mật: IDR cũng sẽ xử lý thông tin nhạy cảm, vì vậy cũng cần tuân thủ các quy định của GDPR và HIPAA.
– Chi phí đầu tư ban đầu: Đối với nhiều hạng mục như Phần mềm, đào tạo, bảo trì trong quá trình vận hành IDR.
Tóm lại, mặc dù nhận dạng tài liệu thông minh (IDR) mang lại hiệu quả và độ chính xác cao, nhưng doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng tất cả các yếu tố trên trước khi quyết định áp dụng công nghệ này.
| Xem thêm:
