Một công ty xử lý dữ liệu giúp bạn chuyển đổi các biểu mẫu thủ công và dữ liệu dạng analog sang định dạng số, cho phép tích hợp tài liệu một cách liền mạch vào các quy trình kinh doanh hằng ngày. Trong bài viết này, DIGI-TEXX sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về các công ty xử lý tài liệu, quy trình hoạt động của họ, cũng như những lợi ích mà họ mang lại cho doanh nghiệp.
Giới Thiệu về Các Công Ty Xử Lý Tài Liệu
Công Ty Xử Lý Tài Liệu Là Gì?
Một công ty xử lý tài liệu là đơn vị chuyên xử lý, quản lý, tổ chức và quản trị các tài liệu vật lý và kỹ thuật số một cách có hệ thống. Công ty sử dụng các công cụ phần mềm để chuyển đổi dữ liệu được đánh máy hoặc viết tay thành các định dạng có cấu trúc và máy có thể đọc được. Các công ty xử lý tài liệu có thể giúp doanh nghiệp của bạn xử lý khối lượng lớn tài liệu, cung cấp dịch vụ thu thập dữ liệu, nhập liệu, khai thác dữ liệu và phân tích dữ liệu.
Các Dịch Vụ Chính Do Công Ty Xử Lý Tài Liệu Cung Cấp
Thông thường, có năm yếu tố chính giúp doanh nghiệp làm việc với khối lượng lớn giấy tờ trở nên dễ dàng hơn:
- Trích xuất dữ liệu và OCR: Việc này giúp giảm nhu cầu nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót và giải phóng thời gian.
- Xử lý tài liệu thông minh (IDP): IDP tự động sắp xếp giấy tờ của bạn và nhanh chóng nhận diện các chi tiết quan trọng, giúp mọi thứ được tổ chức ngăn nắp để truy cập nhanh hơn.
- Xử lý hóa đơn và yêu cầu bồi thường: Các hồ sơ tài chính được xử lý nhanh hơn, giảm thiểu đáng kể các lỗi.
- Phân loại và lập chỉ mục tài liệu: Hệ thống này gắn thẻ và tổ chức từng tài liệu một cách ngăn nắp, giúp mọi thứ dễ tìm kiếm và dễ dàng định vị.
- Số hóa tài liệu lịch sử: Việc này chuyển đổi các tài liệu lịch sử hoặc lưu trữ thành các tệp kỹ thuật số, đảm bảo thông tin quan trọng của bạn được an toàn, dễ truy cập và được bảo vệ khỏi mất mát hoặc hư hỏng.
=> Đọc thêm: Dịch vụ xử lý tài liệu thông minh
Tìm Hiểu về Quy Trình Xử Lý Tài Liệu trong Công Ty
Một quy trình rõ ràng là điều thiết yếu để quản lý tài liệu trong tổ chức của bạn một cách hiệu quả. Dưới đây là bảy bước trong quy trình làm việc điển hình của một công ty xử lý tài liệu:
1. Thu thập tài liệu
Quy trình bắt đầu bằng việc thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như email, máy quét hoặc lưu trữ đám mây.
2. Lập chỉ mục và Phân loại
Các tài liệu sau đó được lập chỉ mục và phân loại theo các tiêu chí đã được xác định trước, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất.
3. Điều hướng tài liệu
Tiếp theo, các tài liệu được chuyển đến các bên liên quan phù hợp để xem xét, phê duyệt hoặc thực hiện các hành động bổ sung.
4. Hợp tác và Chỉnh sửa
Các bên liên quan cùng làm việc trên tài liệu, thực hiện các chỉnh sửa cần thiết và đưa ra phản hồi.
5. Quy trình phê duyệt
Tài liệu được luân chuyển qua quy trình phê duyệt để đảm bảo tuân thủ các chính sách và tiêu chuẩn của tổ chức.
6. Phân phối
Các tài liệu đã được phê duyệt được phân phối đến các bên liên quan thông qua email, thư mục chia sẻ hoặc hệ thống quản lý tài liệu.
7. Lưu trữ và Truy xuất
Cuối cùng, các tài liệu được lưu trữ để tham khảo và truy xuất trong tương lai, đảm bảo duy trì một hồ sơ kiểm tra đầy đủ.
=> Tìm hiểu thêm: Làm thế nào để tài liệu hóa quy trình công ty bạn?
Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Các Công Ty Xử Lý Tài Liệu?
Gia tăng Hiệu quả
Khả năng xử lý tài liệu nhanh chóng là rất quan trọng trong các ngành như y tế, tài chính và logistics. Việc xử lý thủ công thường gây ra tắc nghẽn, làm tăng áp lực cho nhân viên và dẫn đến trải nghiệm khách hàng kém.
Ngược lại, việc lựa chọn một công ty xử lý tài liệu giúp tổ chức của bạn trích xuất dữ liệu, lưu trữ và cung cấp quyền truy cập cho những người cần đến. Nhờ đó, các quy trình diễn ra nhanh hơn và giảm bớt nhân sự tham gia, giúp mọi người làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Cắt giảm Chi phí và Tiết kiệm Thời gian
Phương pháp xử lý tài liệu truyền thống thường chậm chạp và dễ phát sinh sai sót, làm cản trở các chuyên gia tập trung vào những công việc quan trọng. Việc thuê thêm nhân sự hoặc thuê ngoài tốn kém, khiến xử lý thủ công trở nên không khả thi.
Bằng cách đầu tư vào công cụ xử lý tài liệu hiệu quả, nhân viên của bạn có thể tiết kiệm thời gian và tập trung vào các hoạt động như chăm sóc khách hàng, marketing và giải quyết vấn đề sáng tạo, từ đó tối ưu lợi ích cho kết quả kinh doanh của bạn.
Tăng Cường Bảo Mật
Các tài liệu đã xử lý được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu an toàn, chỉ những nhân sự được ủy quyền mới có quyền truy cập, giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi bị tiết lộ ngoài ý muốn và giảm nguy cơ gian lận.
Ngoài ra, độ chính xác dữ liệu cao hơn giúp cải thiện báo cáo và tuân thủ quy định. Việc kiểm tra trở nên bớt căng thẳng, giúp bạn tránh được các khoản phạt và kiện tụng.
Cải Thiện Độ Chính Xác
Xử lý thủ công chắc chắn dẫn đến sai sót do con người, ảnh hưởng đến chất lượng dữ liệu. Nhân viên dễ mắc lỗi nhập liệu, đặc biệt khi xử lý khối lượng lớn tài liệu. Bằng cách áp dụng công cụ xử lý tài liệu, bạn có thể giảm đáng kể sai sót con người và các chi phí liên quan. Chất lượng dữ liệu được cải thiện giúp dễ dàng khai thác các thông tin giá trị phục vụ cho quyết định kinh doanh.
=> Giải Pháp Nhập Dữ Liệu Tiết Kiệm Chi Phí Được Tùy Biến Cho Doanh Nghiệp Của Bạn
Làm Thế Nào Để Chọn Được Công Ty Xử Lý Tài Liệu Phù Hợp?
Nghiên cứu các công ty tiềm năng
Bạn nên tìm kiếm một công ty có uy tín tốt và những đánh giá tích cực. Bên cạnh đó, lắng nghe về trải nghiệm của người khác cũng giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt!
Cân nhắc dịch vụ hỗ trợ khách hàng
Bạn cần tìm một công ty coi trọng dịch vụ chuyên nghiệp và có quy trình rõ ràng. Bạn có thể đánh giá điều này thông qua quá trình giao tiếp với họ.
Đánh giá việc đáp ứng quy định và các chứng chỉ
Khi kiểm tra sự tuân thủ và các chứng nhận của công ty xử lý tài liệu, hãy tìm các chứng chỉ ngành như ISO 9001 và ISO 27001, đảm bảo họ tuân thủ các luật bảo vệ dữ liệu, xem xét chính sách bảo mật của họ, tham khảo phản hồi từ khách hàng trước đây và kiểm tra xem họ có thực hiện kiểm tra định kỳ hay không.
Những Lý Do Hàng Đầu Khiến DIGI-TEXX Trở Thành Công Ty Xử Lý Tài Liệu Hoàn Hảo Cho Doanh Nghiệp Của Bạn
An Toàn Thông Tin & Tuân Thủ
Chúng tôi đảm bảo rằng tài liệu của bạn được bảo mật và tuân thủ thông qua các giao thức mã hóa mạnh mẽ. Ngoài ra, chúng tôi tuân thủ các quy định chuyên ngành như GDPR và HIPAA, cam kết rằng mọi quy trình xử lý dữ liệu đều đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Hơn nữa, công ty xử lý tài liệu của chúng tôi thực hiện kiểm toán định kỳ và đánh giá lỗ hổng để phát hiện và khắc phục các điểm yếu về bảo mật tiềm ẩn.
Giải Pháp Chất Lượng Cao & Linh Hoạt
DIGI-TEXX cung cấp các giải pháp phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn. Quy trình làm việc được tối ưu hóa của chúng tôi đảm bảo độ chính xác cao, giảm thiểu sai sót và nâng cao năng suất tổng thể.
Lợi ích chính bao gồm:
- Giải pháp tùy chỉnh để đạt hiệu quả tối đa
- Quy trình tinh gọn để giảm thiểu lỗi vận hành
Tích hợp Công Nghệ Tiên Tiến
DIGI-TEXX sử dụng các máy quét chất lượng cao cùng với những công cụ hữu ích như AI, học máy, nhận dạng ký tự quang học (OCR) và xử lý tài liệu thông minh (IDP).
Các quy trình vận hành và báo cáo được hỗ trợ bởi công nghệ giúp đảm bảo mức dịch vụ và thời gian phản hồi đồng đều. Do đó, tài liệu của bạn được xử lý nhanh hơn, và hệ thống của họ dễ dàng điều chỉnh khi doanh nghiệp của bạn phát triển hoặc thay đổi.
Đội Ngũ Có Kinh Nghiệm & Tay Nghề Cao
Đội ngũ tận tâm của DIGI-TEXX gồm những nhân viên giàu kinh nghiệm và được đào tạo bài bản tại từng địa điểm khách hàng. Họ giỏi trong việc kết hợp công nghệ với nhu cầu doanh nghiệp của bạn, giúp toàn bộ quy trình diễn ra nhanh hơn, mượt mà hơn và chính xác hơn rất nhiều.
Các Dịch Vụ Xử Lý Tài Liệu Toàn Diện Của Chúng Tôi Bao Gồm
Tại DIGI-TEXX, chúng tôi cung cấp đa dạng các dịch vụ xử lý tài liệu phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là những dịch vụ chính:
Dịch vụ xử lý hóa đơn
Xử lý hóa đơn hoặc hóa đơn điện tử có thể là một công việc khó khăn, đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực. Thêm vào đó, đây là một điểm yếu quan trọng, vì hóa đơn sai có thể gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng đối với doanh nghiệp.
DIGI-TEXX tận dụng chuyên môn trong các công nghệ như OCR và Học máy, kết hợp với đội ngũ vận hành nội bộ có tay nghề cao, nhằm đạt được độ chính xác dữ liệu cao nhất trong quá trình xử lý hóa đơn. Dịch vụ này có thể được vận hành linh hoạt cả ngoại tuyến tại DIGI-TEXX và trực tuyến trên hệ thống của khách hàng.
=> Chuyển đổi doanh nghiệp của bạn với các giải pháp xử lý hóa đơn tự động
Xử Lý Tài Liệu Lưu Trữ Lịch Sử
Khi các tài liệu lịch sử cũ đi, chúng bắt đầu xuống cấp. DIGI-TEXX kết hợp trí tuệ con người và công nghệ AI để xử lý, số hóa và lưu trữ các tài liệu viết tay và in ấn với độ chính xác cao và khả năng quản lý khối lượng công việc hiệu quả.
Công nghệ của chúng tôi có khả năng nhận diện nhiều ngôn ngữ, bao gồm Cổ Đức, Tây Ban Nha, Tiếng Anh, Ý và Nga trên nhiều loại tài liệu khác nhau. Dù là ngôn ngữ nào, DIGI-TEXX đều giúp bảo tồn các tài liệu lịch sử cho các thế hệ tương lai!
Dịch vụ xử lý khiếu nại
Chúng tôi hiểu rằng việc xử lý các yêu cầu bồi thường bảo hiểm có thể phức tạp và tốn nhiều thời gian. Dịch vụ chuyên biệt của chúng tôi giúp đơn giản hóa các quy trình này và nâng cao hiệu quả vận hành.
Bằng cách giảm chi phí hành chính, tối ưu hóa các hệ thống cũ và cải thiện sự hài lòng của khách hàng, chúng tôi kết hợp giữa con người và công nghệ để nâng cao hiệu suất và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho người giữ chính sách của bạn.
Dịch Vụ Xử Lý Đơn Đặt Hàng
Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi có thể quản lý đơn đặt hàng của bạn từ đầu đến cuối. Chúng tôi hỗ trợ nhập dữ liệu, xác thực đơn hàng và hoàn tất đơn, đảm bảo đơn hàng của bạn được xử lý nhanh chóng và chính xác.
Quy trình xử lý đơn đặt hàng:
- Kiểm tra đơn hàng
- Tự động thu thập dữ liệu
- Điều phối nhanh giúp xử lý hiệu quả
Xử lý hóa đơn dịch vụ tiện ích
Tại DIGI-TEXX, chúng tôi cung cấp các giải pháp tự động hóa hàng đầu cho việc xử lý hóa đơn tiện ích. Từ hóa đơn rác thải, gas đến điện, chúng tôi xử lý tất cả với chất lượng cao nhất.
Dịch Vụ Xử Lý Giao Dịch
Doanh nghiệp của bạn có đang gặp khó khăn với các lỗi trong xử lý giao dịch và đơn hàng của khách hàng? Chúng tôi cung cấp đa dạng dịch vụ xử lý giao dịch nhằm tối ưu hóa hoạt động của bạn, bao gồm xử lý đơn hàng, xử lý yêu cầu bồi thường và xử lý khoản vay.
Câu Hỏi Thường Gặp
Sự khác biệt giữa IDP và RPA là gì?
IDP (Xử lý Tài liệu Thông minh) về cơ bản là đọc các tài liệu phức tạp, trích xuất những thông tin quan trọng và hiểu ý nghĩa của chúng bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI). Ngược lại, RPA (Tự động hóa Quy trình Robot) chỉ lặp lại các tác vụ đơn giản liên tục mà không thực sự hiểu nội dung bên trong các tài liệu.
Sự khác biệt giữa IDP và NLP là gì?
Hãy coi IDP như một hệ thống tổng thể sử dụng nhiều công cụ AI (bao gồm cả NLP) để trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ các tài liệu. Trong khi đó, NLP (Xử lý Ngôn ngữ Tự nhiên) là một lĩnh vực cụ thể hơn — nó giúp hiểu ý nghĩa thực sự của ngôn ngữ con người trong văn bản.
Những công nghệ nào được sử dụng trong dịch vụ xử lý tài liệu?
Bạn thường sẽ thấy sự kết hợp của OCR (chuyển đổi hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa), AI và học máy (để nâng cao độ chính xác theo thời gian), NLP (để hiểu ngôn ngữ), IDP (trích xuất dữ liệu thông minh), và RPA (tự động hóa các tác vụ lặp lại).
Bài viết về DIGI-TEXX đã cung cấp cái nhìn tổng quan về công ty xử lý tài liệu. Chúng tôi hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình vận hành cũng như các lợi ích mà dịch vụ mang lại. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các công ty xử lý tài liệu, hãy truy cập website của DIGI-TEXX để khám phá thêm.
=> Tìm hiểu thêm:
