Xử lý hóa đơn tự động tiết kiệm thời gian và giảm lỗi bằng cách sử dụng phần mềm để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Điều này cho phép các doanh nghiệp xử lý hóa đơn nhanh hơn và ít lỗi hơn. Làm thế nào? Hãy cùng tìm hiểu bài đăng này.
Xử lý hóa đơn tự động là gì?
Xử lý hóa đơn tự động (AIP) sử dụng phần mềm tiên tiến để quản lý và xử lý hóa đơn với sự can thiệp thủ công tối thiểu. Công nghệ này hợp lý hóa việc xử lý hóa đơn bằng cách tự động hóa các tác vụ như trích xuất dữ liệu, xác thực và quy trình phê duyệt.
Bằng cách giảm sự phụ thuộc vào việc nhập dữ liệu thủ công, nó không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu đáng kể rủi ro do lỗi của con người. Từ đó, Doanh nghiệp có thể đạt được thời gian xử lý nhanh hơn, độ chính xác được cải thiện và khả năng hiển thị tốt hơn vào các quy trình phải trả của mình. Các hệ thống tự động có thể tích hợp với các hệ thống tài chính hoặc ERP hiện có, đảm bảo hoạt động liền mạch và nâng cao hiệu quả trong việc quản lý hóa đơn, cuối cùng là hỗ trợ ra quyết định tài chính sáng suốt hơn.
=> Xem thêm: Phần mềm xử lý tài liệu tự động | Định nghĩa, lợi ích và ứng dụng
Chức năng lập hóa đơn tự động hoạt động như thế nào?
Xử lý hóa đơn tự động (AIP) bao gồm một số bước hợp lý. Sau đây là phân tích về cách thức hoạt động của xử lý hóa đơn tự động:
Các bước vận hành AIP
- Đơn vị nhận hàng: Nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn qua email hoặc thư tay
- Chụp hóa đơn: Hóa đơn được quét và sau đó chuyển đổi thành tài liệu kỹ thuật số
- Trích xuất dữ liệu: Hệ thống sẽ tự động trích xuất tất cả các chi tiết quan trọng như số hóa đơn, mục hàng và số PO
- So khớp dữ liệu: Hệ thống sẽ so sánh hóa đơn với lệnh mua hàng và nhận báo cáo.
- Phê duyệt hóa đơn: Hệ thống xem xét tất cả các hóa đơn để đảm bảo tính chính xác, tuân thủ chính sách của công ty cũng như khả năng cân đối ngân sách.
- Ghi sổ nhật ký kế toán: Một mục nhật ký kế toán sẽ được tạo ra để ghi lại hóa đơn như một khoản nợ phải trả. Sau đó, mục nhật ký được ghi vào sổ cái chung và cập nhật hồ sơ tài chính của công ty.
- Lưu trữ hóa đơn: Tất cả hóa đơn được lưu trữ điện tử trong kho lưu trữ an toàn, có thể tìm kiếm (ví dụ: lưu trữ đám mây hoặc máy chủ tại chỗ). Để phục vụ cho mục đích tham khảo, kiểm toán và tuân thủ quy định trong tương lai.
Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ này, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, giảm lỗi của con người mà còn cải thiện hiệu quả và nâng cao khả năng quản lý tài chính tổng thể của doanh nghiệp.
Lợi ích của việc tự động hóa xử lý hóa đơn cho doanh nghiệp
Automated Invoice Processing (AIT) được biết đến là giải pháp cách mạng hóa cách doanh nghiệp quản lý các khoản phải trả của mình. Bằng cách thay thế các tác vụ thủ công trước đây bằng công nghệ thông minh. Bằng cách thay thế các tác vụ thủ công trước đây bằng công nghệ thông minh, giải pháp này giúp giảm lỗi của con người, tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả.
Lợi ích của việc tự động hóa xử lý hóa đơn
- Giảm lỗi: Xử lý hóa đơn tự động giúp giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công.
- Tiết kiệm thời gian xử lý: Xử lý hóa đơn tự động giúp tiết kiệm thời gian bằng cách giảm việc nhập và xử lý dữ liệu thủ công.
- Giảm chi phí hoạt động: Xử lý hóa đơn tự động cũng có thể giảm hiệu quả chi phí xử lý hóa đơn cho doanh nghiệp.
- Tránh các nhà cung cấp không trung thực: Việc xử lý hóa đơn tự động này có thể giúp doanh nghiệp của bạn tránh phải trả tiền cho các nhà cung cấp gian lận.
- Chu kỳ phê duyệt nhanh hơn: Automated Invoice Processing là giải pháp tự động giúp chu kỳ phê duyệt nhanh hơn.
- Tự động xử lý hóa đơn: Giúp đẩy nhanh quá trình phê duyệt, tối đa hóa độ chính xác của dữ liệu và nâng cao khả năng quản lý tài chính để tăng trưởng liền mạch.
Tự động hóa xử lý hóa đơn hiện đại giúp đẩy nhanh quá trình phê duyệt, cải thiện độ chính xác của dữ liệu và tăng cường quản lý tài chính để tăng trưởng liền mạch.
Các tính năng của hệ thống xử lý hóa đơn tự động hiệu quả
Trong thế giới kinh doanh phát triển nhanh như hiện nay, hiệu quả và độ chính xác là yếu tố quan trọng khi quản lý các khoản phải trả. Xử lý hóa đơn tự động cung cấp giải pháp đột phá để loại bỏ các tác vụ thủ công làm chậm quy trình công việc tài chính của bạn. Với DIGI-TEXX, bạn sẽ khám phá cách xử lý hóa đơn tự động có thể hợp lý hóa hoạt động của bạn, tiết kiệm thời gian và giảm lỗi. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đề cập đến các tính năng thiết yếu mà phần mềm của bạn nên cung cấp và cách chọn công cụ phù hợp.
Trích Xuất Dữ Liệu
Một trong những tính năng quan trọng nhất của hệ thống xử lý AIP là thu thập dữ liệu. Quy trình cơ bản bao gồm các bước xử lý dữ liệu sau:
Trích xuất thông tin chính từ hóa đơn: Bao gồm tên dịch vụ, số hóa đơn, ngày phát hành và tổng số tiền.
Chuyển đổi tất cả dữ liệu sang định dạng kỹ thuật số có cấu trúc.
Hệ thống sử dụng các công nghệ tiên tiến, bao gồm Nhận dạng ký tự quang học (OCR) và một hệ thống tự động khác để giúp giảm việc nhập liệu thủ công như trước đây.
Kết quả của quy trình AIP này là giảm thiểu lỗi của con người. Công việc được xử lý nhanh hơn và cải thiện độ chính xác của hồ sơ tài chính của doanh nghiệp.
Xác thực và so khớp dữ liệu
Sau khi dữ liệu được thu thập, dữ liệu phải được xác thực và kiểm tra chéo với các hồ sơ hiện có. Hệ thống AIP đảm bảo thông tin khớp với lệnh mua, hợp đồng và các tài liệu liên quan khác.
Các bước này rất quan trọng để xác nhận tính chính xác của dữ liệu hóa đơn trước khi nhập vào hệ thống, giúp tránh các lỗi tốn kém và thanh toán quá mức. Thêm vào đó, hệ thống tự động đánh dấu bất kỳ sự khác biệt nào, cho phép doanh nghiệp giải quyết các vấn đề tiềm ẩn ngay lập tức. Điều này đảm bảo quy trình lập hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ và đáng tin cậy.
Quy trình phê duyệt
Quy trình AIP bao gồm quy trình phê duyệt có thể tùy chỉnh. Với tính năng này, hóa đơn có thể được chuyển đến chuyên gia phù hợp để xem xét và phê duyệt dựa trên các quy tắc được xác định trước. Điều này loại bỏ các nút thắt có thể cản trở công việc, đảm bảo tăng cường trách nhiệm giải trình trong toàn bộ quy trình. Cho dù doanh nghiệp của bạn yêu cầu quy trình phê duyệt đơn giản hay quy trình làm việc nhiều bước phức tạp hơn, các hệ thống tự động có thể đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau, cho phép bạn duy trì quyền kiểm soát trong khi vẫn duy trì hiệu quả hoạt động.
Phần mềm đáng tin cậy để lập hóa đơn tự động
AIP đang cách mạng hóa quy trình thanh toán đúng hạn bằng cách giảm thiểu các tác vụ thủ công thông qua tự động hóa các quy trình để cải thiện độ chính xác và tiết kiệm thời gian.
Các phần mềm này có nhiều lợi thế cho doanh nghiệp (mọi quy mô, lớn hay nhỏ), cung cấp nhiều tính năng thông minh như Theo dõi chính xác theo thời gian thực, tích hợp liền mạch và phân tích nâng cao. Một số tính năng nổi bật, lợi ích hàng đầu và thời điểm người dùng nên sử dụng chúng.
Giải pháp SAP Concur
SAP Concur là công cụ đơn giản hóa việc quản lý hóa đơn với AIP. Nó cho phép tích hợp liền mạch với hệ thống ERP của bạn và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn toàn cầu. Với giải pháp hiện đại này, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu lỗi của con người. Đồng thời, cải thiện quy trình quản lý dòng tiền và tăng hiệu quả kinh doanh.
- Các tính năng chính của SAP Concur: Chức năng chính là thu thập tất cả dữ liệu di động, sau đó trích xuất dữ liệu với sự trợ giúp của AI. SAP Concur cung cấp quy trình làm việc tự động, hỗ trợ nhiều loại tiền tệ và phân tích chính xác theo thời gian thực.
- Lợi ích: SAP Concur giúp giảm thời gian xử lý, đảm bảo tuân thủ quy định và hợp lý hóa phê duyệt. Tăng khả năng hiển thị tài chính và tích hợp với các hệ thống ERP doanh nghiệp hiện có.
- Công cụ SAP Concur này được khuyến nghị cho các doanh nghiệp lớn có hoạt động toàn cầu và yêu cầu IAP phức tạp.
Công cụ Tipalti
Tipalti được coi là công cụ cung cấp giải pháp toàn diện cho việc xử lý thanh toán toàn cầu. Công cụ này được thiết kế để đơn giản hóa quy trình công việc phải trả (AP). Điểm mạnh của Tipalti nằm ở việc tự động hóa mọi tài liệu (từ biên lai, hóa đơn đến hóa đơn thanh toán) để giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô hiệu quả và tuân thủ các quy định về thuế và thanh toán.
- Các tính năng của Tipalti: Xử lý thanh toán toàn cầu, tuân thủ thuế tự động, phát hiện mọi gian lận và báo cáo theo thời gian thực, đồng thời cũng là cổng thông tin tự phục vụ của nhà cung cấp.
- Đơn giản hóa hoạt động thanh toán và lập hóa đơn toàn cầu – Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định, giảm lỗi thanh toán và tiết kiệm thời gian – Hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp
- Tipalti phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn có nhà cung cấp quốc tế.
QuickBooks
QuickBooks cung cấp nền tảng thân thiện với người dùng để xử lý hóa đơn tự động, lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ và người làm việc tự do. Nó đơn giản hóa việc lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và quản lý dòng tiền, giúp người dùng dễ dàng kiểm soát tài chính của mình.
- Tính năng: Tự động hóa hóa đơn, nhắc nhở thanh toán, theo dõi chi phí, đồng bộ hóa nhiều thiết bị và tích hợp với các công cụ tài chính.
- Lợi ích: Tiết kiệm thời gian thực hiện các công việc thủ công, cải thiện khả năng hiển thị dòng tiền, giảm lỗi và cung cấp thông tin tài chính theo thời gian thực.
Phù hợp nhất cho: Doanh nghiệp nhỏ, người làm việc tự do và nhà cung cấp dịch vụ.
Bill.com
Bill.com hợp lý hóa các khoản phải trả với các tính năng tự động hóa tiên tiến, cho phép các doanh nghiệp số hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc trên hóa đơn của họ. Nó tích hợp liền mạch với phần mềm kế toán chính để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
- Tính năng: Quy trình phê duyệt, lập lịch thanh toán tự động, trích xuất dữ liệu AI, lưu trữ đám mây và tích hợp kế toán.
- Lợi ích: Giảm khối lượng công việc thủ công, rút ngắn chu kỳ thanh toán, đảm bảo độ chính xác của dữ liệu và tăng cường cộng tác.
Phù hợp nhất cho: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm giải pháp tự động hóa AP có khả năng mở rộng.
Rossum
Rossum là một công cụ sử dụng công nghệ do AI điều khiển để tự động thu thập dữ liệu hóa đơn và hợp lý hóa quy trình làm việc của AP. Công cụ này đơn giản hóa quy trình bằng cách trích xuất dữ liệu chính xác và cho phép cộng tác trong một nền tảng thống nhất.
- Tính năng: OCR thông minh với quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, linh hoạt, xác thực dựa trên AI, cộng tác thời gian thực, tích hợp API.
- Lợi ích: Tăng tốc thời gian xử lý hóa đơn, loại bỏ lỗi của con người, đảm bảo tính linh hoạt và tích hợp liền mạch với các hệ thống kinh doanh hiện có.
Rossum phù hợp nhất với các doanh nghiệp cần giải pháp thu thập hóa đơn hiệu quả được hỗ trợ bởi công nghệ AI.
Yooz
Yooz là nền tảng tự động hóa AP dựa trên đám mây kết hợp công nghệ tiên tiến với tính dễ sử dụng. Nền tảng này tập trung vào việc cải thiện hiệu quả, giảm rủi ro trong quá trình xử lý hóa đơn tự động và cung cấp phân tích toàn diện.
- Tính năng: OCR nâng cao, lưu trữ đám mây an toàn, phân tích dữ liệu thời gian thực, phòng chống gian lận và tích hợp quy trình làm việc linh hoạt, có thể tùy chỉnh.
- Lợi ích: Giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả trong việc cung cấp thông tin chi tiết hữu ích, đảm bảo tuân thủ, giảm lỗi thủ công của con người và bảo mật dữ liệu nhạy cảm.
Yooz phù hợp nhất với các doanh nghiệp cần hợp lý hóa quy trình xử lý hóa đơn lớn một cách an toàn.
Sage Intacct
Sage Intacct cung cấp các tính năng mạnh mẽ để xử lý hóa đơn và quản lý tài chính. Nó tích hợp liền mạch với các hệ thống ERP để cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về hiệu suất tài chính và hợp lý hóa quy trình làm việc của AP.
- Tính năng: Báo cáo đa chiều, theo dõi hóa đơn, quy trình làm việc tự động, khả năng mở rộng trên nền tảng đám mây và tích hợp với hệ thống ERP.
- Lợi ích: Cung cấp thông tin tài chính sâu sắc, cải thiện độ chính xác của dữ liệu, tăng cường khả năng mở rộng và đảm bảo xử lý AP hiệu quả.
Phù hợp nhất cho: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có hoạt động tài chính phức tạp.
Coupa
Coupa được các doanh nghiệp biết đến là nền tảng quản lý chi tiêu thông minh, mạnh mẽ với các tính năng tiên tiến, hiện đại cho phép xử lý hóa đơn tự động nhanh chóng. Nền tảng này chủ yếu tập trung vào việc cải thiện hiệu quả mua sắm AP đồng thời cung cấp thông tin chi tiết toàn diện, tổng thể về chi tiêu cho doanh nghiệp.
- Tính năng: So khớp hóa đơn bằng AI, tích hợp mạng lưới nhà cung cấp, công cụ tuân thủ, phân tích chi tiêu, truy cập di động.
- Lợi ích: Tối ưu hóa hoạt động mua sắm, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, tăng cường tuân thủ và cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động được.
Phù hợp nhất cho: Các doanh nghiệp quản lý hoạt động mua sắm và AP ở quy mô lớn.
Xero
Xero cung cấp một nền tảng đơn giản nhưng mạnh mẽ để xử lý hóa đơn tự động, được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp. Nó đơn giản hóa việc quản lý tài chính với tính năng theo dõi thời gian thực và tích hợp liền mạch.
- Tính năng: Đối chiếu hóa đơn bằng AI, tích hợp mạng lưới nhà cung cấp, phân tích tuân thủ và chi tiêu, cùng khả năng truy cập di động.
- Lợi ích: Coupa tối ưu hóa hoạt động mua sắm, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, tăng cường sự tuân thủ và cung cấp thông tin chi tiết hữu ích để doanh nghiệp quản lý.
Coupa phù hợp nhất với các doanh nghiệp quản lý và mua sắm hệ thống AP quy mô lớn.
FreshBooks
FreshBooks được thiết kế riêng cho những người làm việc tự do và các doanh nghiệp nhỏ. Nó cung cấp giao diện thân thiện với người dùng giúp việc thiết lập hóa đơn và quản lý tài chính dễ dàng hơn. Các tính năng tự động hóa của FreshBooks giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện độ chính xác trong việc lập hóa đơn và thanh toán, đồng thời giảm thiểu lỗi thủ công.
- Tính năng: Hóa đơn định kỳ, nhắc nhở thanh toán, theo dõi thời gian thực và báo cáo chi tiết, tích hợp với ứng dụng di động.
- Lợi ích: Đơn giản hóa việc lập hóa đơn nhanh chóng và thuận tiện, tăng cường mối quan hệ với khách hàng, tiết kiệm thời gian và cải thiện độ chính xác về tài chính.
- FreshBooks là một công cụ tuyệt vời dành cho người làm việc tự do và các doanh nghiệp dịch vụ vừa và nhỏ.
Khi lựa chọn công cụ lập hóa đơn tự động cho doanh nghiệp của mình, hãy luôn cân nhắc đến nhu cầu cụ thể và mục tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp bạn.
Làm thế nào để tự động hóa việc xử lý hóa đơn trong doanh nghiệp của bạn một cách hiệu quả?
Mở khóa sức mạnh của Xử lý hóa đơn tự động cho doanh nghiệp của bạn! Bạn đã chán ngán với quy trình thanh toán tẻ nhạt làm trì trệ hoạt động của mình? AIP (Xử lý hóa đơn tự động) là một công cụ thay đổi cuộc chơi cho các doanh nghiệp muốn đơn giản hóa quy trình thanh toán, giảm thiểu lỗi và giải phóng thời gian quý báu cho các hoạt động chiến lược hơn. Để tận dụng tối đa hệ thống sáng tạo này, hãy làm theo các bước quan trọng sau: Đầu tiên, hãy xem xét kỹ lưỡng
Triển khai xử lý hóa đơn tự động cho doanh nghiệp
Phân tích hoạt động kinh doanh để đạt được sự xuất sắc của AIP
Để đưa AIP vào hoạt động, chúng ta hãy bắt đầu bằng cách xem xét kỹ lưỡng các quy trình làm việc hiện tại của công ty. Trước tiên: hãy trình bày trình tự chính xác các hoạt động tạo nên hành trình xử lý AP.
Chọn phần mềm phù hợp cho quy trình kinh doanh của bạn
Hóa đơn đi từ khâu tiếp nhận đến khâu hoàn thiện như thế nào và hệ thống của chúng ta được thử nghiệm ở thời điểm nào? Bằng cách xác định điểm yếu, trì hoãn các điểm nóng và công việc thủ công tẻ nhạt, đồng thời xác định các khu vực thường xuyên xảy ra sai sót, chúng ta sẽ xây dựng được nền tảng vững chắc cho hành trình chuyển đổi của mình
Chìa khóa để hợp lý hóa doanh nghiệp của bạn nằm ở việc lựa chọn phần mềm hoàn hảo để đưa hoạt động lập hóa đơn của bạn lên một tầm cao mới. Khi đưa ra quyết định quan trọng này, điều cần thiết là phải tính đến ba yếu tố quan trọng: tính thân thiện với người dùng, tích hợp liền mạch và hiệu quả về chi phí.
Hãy chọn phần mềm có khả năng thu thập dữ liệu thông minh, quy trình phê duyệt hợp lý và báo cáo toàn diện, không có lỗi. Để đưa ra lựa chọn sáng suốt, hãy đánh giá cẩn thận các nhà cung cấp đáp ứng các yêu cầu cụ thể về quy mô và ngành của công ty bạn. Điều này bao gồm việc đưa các nhà cung cấp trải qua một quy trình đánh giá nghiêm ngặt, bao gồm các bản demo tại chỗ, xem xét kỹ lưỡng các nghiên cứu tình huống và đảm bảo phần mềm tích hợp và hoạt động tốt với a hiện tại của bạn.
Đào tạo và huấn luyện cho nhóm của bạn
Ngay cả khi nhóm của bạn có phần mềm tốt, nó vẫn có thể không mang lại kết quả tốt nếu họ không biết cách sử dụng hiệu quả.
Các doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo toàn diện để giúp các chuyên gia làm quen và trở nên chuyên nghiệp với các chức năng của hệ thống.
Điểm nổi bật của giải pháp tự động hóa là giúp giảm khối lượng công việc, giảm thiểu sai sót của con người và tiết kiệm thời gian, giúp nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ chiến lược.
Cung cấp nhiều nguồn tài nguyên khác nhau, chẳng hạn như Hướng dẫn sử dụng và dịch vụ hỗ trợ liên tục để giải quyết mọi vấn đề một cách tối ưu. Hãy nhớ rằng, sự tham gia của chuyên gia phụ trách là rất quan trọng để triển khai thành công. Tóm lại, để chọn đúng phần mềm và công cụ cho nhu cầu hiện tại của công ty, bạn nên đánh giá quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp. Ngoài ra, đừng quên trang bị cho nhóm chuyên gia của bạn các khóa đào tạo cần thiết để có thể triển khai thành công quy trình Xử lý hóa đơn tự động trong doanh nghiệp của bạn. Sự chuyển đổi lớn này của doanh nghiệp bạn không chỉ cải thiện hiệu quả mà còn định vị công ty của bạn để tăng trưởng bền vững. Để biết thêm thông tin, hãy liên hệ với chúng tôi tại trang web DIGI-TEXX.
| Xem thêm:
