Chuyển đổi dữ liệu giấy sang định dạng số giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hiệu quả hơn. Việc lưu trữ số giúp tiết kiệm không gian, thời gian và giảm rủi ro thất lạc. Đây là nền tảng quan trọng để tăng khả năng khai thác và sử dụng dữ liệu trong vận hành.
Dịch vụ số hóa được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như y tế, tài chính, giáo dục và sản xuất. Từ bệnh án điện tử đến hồ sơ khách hàng hay tài liệu kỹ thuật, các quy trình số hóa đang dần thay thế phương pháp truyền thống. Điều này giúp tổ chức tăng tốc xử lý, đảm bảo tính nhất quán và bảo mật thông tin.
Vậy dịch vụ số hóa là gì, có những loại phổ biến nào và mang lại giá trị gì cho doanh nghiệp? Bài viết dưới đây DIGI-TEXX sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và thực tiễn hơn:
Dịch vụ số hóa là gì?
Dịch vụ số hóa là giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi dữ liệu vật lý như tài liệu giấy, bản vẽ kỹ thuật hoặc hồ sơ lưu trữ thành định dạng số có thể quản lý, truy xuất và xử lý bằng hệ thống phần mềm.
Các dịch vụ này thường được cung cấp bởi đơn vị chuyên nghiệp với quy trình rõ ràng, công nghệ hỗ trợ và tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng. Mục tiêu không chỉ là lưu trữ thông tin tốt hơn mà còn tạo điều kiện để khai thác dữ liệu hiệu quả trong vận hành và ra quyết định.
Dịch vụ số hóa có thể được chia thành hai cấp độ: cơ bản và nâng cao. Ở mức cơ bản, đơn vị cung cấp sẽ số hóa tài liệu bằng cách scan và lưu trữ dưới dạng ảnh hoặc PDF, phục vụ mục đích tra cứu và lưu trữ điện tử.
Với dịch vụ nâng cao, dữ liệu sẽ được xử lý sâu hơn như trích xuất nội dung, gắn nhãn, phân loại và tích hợp vào các hệ thống như ERP, CRM hoặc phần mềm quản lý chuyên ngành.
Các loại dịch vụ số hóa phổ biến
| Loại dịch vụ | Mô tả | Ứng dụng thực tế |
| Số hóa tài liệu giấy | Chuyển tài liệu in (như hợp đồng, văn bản, hồ sơ) sang file ảnh hoặc PDF, có thể nhận dạng nội dung bằng công nghệ OCR để dễ tra cứu. | Áp dụng trong hành chính, kế toán, lưu trữ hồ sơ nhân sự, hợp đồng khách hàng. |
| Nhập liệu (Data Entry) | Gõ lại hoặc chuyển dữ liệu từ giấy sang hệ thống điện tử theo mẫu có sẵn. Có thể thực hiện thủ công hoặc bán tự động. | Dùng để số hóa biểu mẫu đăng ký, phiếu khảo sát, đơn từ, thông tin khách hàng cũ. |
| Chuyển đổi dữ liệu (Data Conversion) | Thay đổi định dạng dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới (ví dụ: từ Excel sang hệ quản trị dữ liệu), đảm bảo dữ liệu thống nhất và có thể sử dụng tiếp. | Phù hợp khi nâng cấp phần mềm, tích hợp dữ liệu giữa các phòng ban hoặc chuyển đổi nền tảng công nghệ. |
| Số hóa bản đồ (GIS Conversion) | Chuyển bản đồ giấy hoặc dữ liệu địa lý thành dữ liệu số tương thích với phần mềm GIS. Có thể bao gồm số hóa đường, khu vực, tọa độ, và thuộc tính. | Ứng dụng trong quy hoạch đô thị, giao thông, môi trường, viễn thông, bất động sản. |
| Quét hình ảnh từ Microfilm (Microfilm Scanning) | Dùng thiết bị chuyên dụng để số hóa tài liệu lưu trữ dưới dạng microfilm hoặc microfiche sang bản điện tử, thường là ảnh hoặc PDF. | Sử dụng cho hồ sơ pháp lý, tài liệu lưu trữ lịch sử, dữ liệu hành chính lâu năm. |
| Số hóa bản vẽ kỹ thuật | Chuyển bản vẽ giấy (như sơ đồ điện, thiết kế xây dựng, kỹ thuật máy móc) sang định dạng kỹ thuật số như CAD. | Phục vụ trong xây dựng, sản xuất, kỹ thuật, bảo trì công trình, quản lý tài sản kỹ thuật. |
| Số hóa quy trình và biểu mẫu nội bộ | Chuyển các biểu mẫu giấy, quy trình duyệt hồ sơ, phê duyệt nội bộ sang hệ thống điện tử để xử lý trực tuyến. | Ứng dụng trong các quy trình hành chính nội bộ như nghỉ phép, thanh toán, đề xuất, phê duyệt chi phí. |
Các trường hợp sử dụng dịch vụ số hóa phổ biến
1. Y tế: Quản lý bệnh án và thông tin điều trị hiệu quả hơn
Hồ sơ bệnh án, kết quả xét nghiệm, đơn thuốc và phiếu điều trị là những tài liệu quan trọng thường được số hóa trong ngành y tế. Việc số hóa giúp bệnh viện và phòng khám lưu trữ thông tin bệnh nhân an toàn, tránh thất lạc và dễ truy xuất khi cần.
Ngoài ra, bệnh án điện tử còn hỗ trợ bác sĩ ra quyết định nhanh hơn, giảm thời gian chờ và nâng cao chất lượng khám chữa bệnh.
2. Hành chính – Văn phòng: Giảm giấy tờ, tăng tốc độ xử lý công việc
Trong môi trường hành chính – văn phòng, các loại tài liệu như công văn, hợp đồng, hồ sơ nhân sự hay biểu mẫu nội bộ thường được lưu trữ dưới dạng giấy, dễ thất lạc và khó tra cứu khi cần.
Khi được chuyển đổi sang định dạng số, thông tin được sắp xếp khoa học hơn, giúp giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót trong quy trình kiểm duyệt. Đây cũng là nền tảng quan trọng để xây dựng mô hình văn phòng không giấy, hiện đại và linh hoạt hơn.
3. Tài chính – Ngân hàng – Bảo hiểm: Tự động hóa quy trình với dữ liệu điện tử
Các loại hồ sơ như hợp đồng tín dụng, hồ sơ khách hàng, chứng từ giao dịch và hồ sơ bồi thường cần được bảo mật và truy xuất nhanh chóng.
Nhờ có các dịch vụ hóa, doanh nghiệp sẽ xử lý hồ sơ chính xác hơn, giảm thời gian duyệt và hỗ trợ tuân thủ các yêu cầu pháp lý về lưu trữ. Đồng thời, dữ liệu số dễ tích hợp vào các hệ thống quản lý và phân tích rủi ro.
4. Giáo dục – Đào tạo: Dễ dàng quản lý thông tin học viên và kết quả học tập
Học bạ, bảng điểm, hồ sơ tuyển sinh và chứng chỉ là những tài liệu quan trọng cần lưu giữ lâu dài.
Khi được số hóa, nhà trường có thể tra cứu thông tin học viên nhanh chóng, giảm tải thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng quản lý đào tạo. Đây cũng là nền tảng để triển khai hệ thống quản lý học tập (LMS).
5. Sản xuất – Xây dựng – Kỹ thuật: Đồng bộ hóa tài liệu kỹ thuật và quy trình vận hành
Bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ thiết kế, hướng dẫn vận hành và hồ sơ bảo trì là những loại tài liệu thường xuyên được sử dụng và cập nhật.
Thông qua các dịch vụ số hóa sẽ giúp lưu trữ thông tin chính xác, tránh thất lạc và hỗ trợ các đội nhóm chia sẻ, chỉnh sửa hiệu quả hơn. Đặc biệt trong các dự án quy mô lớn, dữ liệu số giúp đồng bộ thông tin giữa các bộ phận và đơn vị thi công.
6. Pháp lý – Lưu trữ – Thư viện: Bảo tồn tài liệu lâu năm và tối ưu việc tra cứu
Tài liệu pháp lý, hồ sơ vụ án, văn bản lưu trữ lâu năm và tài liệu nghiên cứu thường được lưu dưới dạng microfilm hoặc giấy.
Số hóa giúp bảo tồn dữ liệu lâu dài, dễ tìm kiếm và phục vụ nghiên cứu, tra cứu khi cần. Đồng thời giảm thiểu nguy cơ hư hỏng vật lý và tăng khả năng chia sẻ qua nền tảng số.
7. Logistics – Vận tải: Tối ưu hóa kiểm soát chuỗi cung ứng bằng dữ liệu số
Chứng từ vận đơn, hóa đơn giao hàng, lệnh xuất – nhập kho và báo cáo kiểm hàng là những giấy tờ phát sinh hàng ngày trong ngành logistics.
Việc số hóa các loại tài liệu này giúp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian kiểm soát và nâng cao độ chính xác trong quản lý chuỗi cung ứng. Dữ liệu điện tử còn hỗ trợ tốt hơn cho kiểm tra và truy vết khi có sự cố.
Tại sao nên chọn dịch vụ số hóa?
1. Tối ưu chi phí đầu tư và vận hành
Việc tự số hóa đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư nhiều chi phí ban đầu cho máy scan chuyên dụng, phần mềm xử lý tài liệu, hạ tầng lưu trữ và đặc biệt là nhân sự vận hành.
Trong khi đó, các đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa đã có sẵn toàn bộ hệ thống này và chỉ tính phí theo khối lượng công việc. Điều này giúp doanh nghiệp không cần duy trì bộ phận chuyên trách, từ đó tối ưu ngân sách và giảm chi phí cố định dài hạn.
2. Rút ngắn thời gian triển khai và tăng độ chính xác
Với đội ngũ có kinh nghiệm và quy trình chuyên nghiệp, các đơn vị dịch vụ có thể xử lý khối lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn, đảm bảo tiến độ dự án.
Ngược lại, nếu tự làm, doanh nghiệp thường mất thời gian đào tạo nhân sự, thử nghiệm phần mềm và điều chỉnh quy trình, bên cạnh đó còn có rủi ro sai sót do thiếu kinh nghiệm thực tế.
3. Tiếp cận công nghệ và kỹ thuật mới nhất
Nhiều nhà cung cấp dịch vụ số hóa ứng dụng các công nghệ tiên tiến như OCR, ICR, AI phân loại tài liệu, nhận dạng ngữ cảnh, lưu trữ đám mây, và bảo mật dữ liệu theo tiêu chuẩn quốc tế.
Việc tiếp cận những công nghệ này nếu tự triển khai sẽ rất tốn kém, trong khi sử dụng dịch vụ bên ngoài giúp doanh nghiệp tận dụng được năng lực kỹ thuật sẵn có với chi phí hợp lý.
4. Giảm rủi ro bảo mật và pháp lý
Số hóa tài liệu thường bao gồm nhiều thông tin nhạy cảm như hợp đồng, hồ sơ nhân sự hay dữ liệu tài chính. Các nhà cung cấp dịch vụ số hóa uy tín có quy trình kiểm soát bảo mật nghiêm ngặt, mã hóa dữ liệu và giới hạn truy cập. Nếu tự làm, doanh nghiệp sẽ phải tự xây dựng quy trình bảo mật, điều này đòi hỏi nhiều kiến thức và rủi ro hơn nếu thiếu kinh nghiệm.
5. Hỗ trợ phân tích và khai thác dữ liệu
Một số đơn vị không chỉ dừng ở việc số hóa mà còn cung cấp dịch vụ mở rộng như chuẩn hóa dữ liệu, gán nhãn, và tích hợp hệ thống phân tích để hỗ trợ doanh nghiệp trích xuất thông tin, theo dõi hiệu suất hoặc đưa ra quyết định.
Đây là giá trị gia tăng mà đội ngũ nội bộ thường không đủ nguồn lực hoặc chuyên môn để thực hiện.
6. Linh hoạt theo quy mô và nhu cầu
Chọn lựa các nhà cung cấp dịch vụ số hóa có thể dễ dàng mở rộng theo từng giai đoạn hoặc khối lượng tài liệu. Doanh nghiệp có thể triển khai từng phần, theo chiến dịch, hoặc thực hiện toàn bộ kho lưu trữ trong một đợt lớn mà không ảnh hưởng đến nguồn lực vận hành nội bộ. Điều này đặc biệt hữu ích với các đơn vị có nhu cầu không thường xuyên hoặc theo dự án.
Những yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn dịch vụ số hóa.
1. Mức độ phù hợp với nhu cầu thực tế
Trước khi lựa chọn nhà cung cấp, , doanh nghiệp cần xác định rõ loại tài liệu, khối lượng công việc và mục tiêu sử dụng dữ liệu sau số hóa (lưu trữ, tích hợp, khai thác…). Từ đó, chọn đơn vị có khả năng tùy chỉnh giải pháp theo phạm vi và tiến độ phù hợp, thay vì cung cấp dịch vụ cố định.
2. Kinh nghiệm và uy tín của đơn vị cung cấp
Lựa chọn đối tác có kinh nghiệm triển khai trong lĩnh vực tương tự sẽ giúp quá trình hợp tác hiệu quả và hạn chế rủi ro phát sinh. Doanh nghiệp nên tham khảo các dự án đã thực hiện, đánh giá từ khách hàng trước, cũng như khả năng tuân thủ các tiêu chuẩn chuyên ngành như ISO, HIPAA, hay các quy định về bảo mật dữ liệu.
3. Công nghệ và tiêu chuẩn kỹ thuật
Năng lực công nghệ của đơn vị dịch vụ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tốc độ xử lý. Doanh nghiệp nên quan tâm đến các yếu tố như khả năng nhận dạng ký tự (OCR), xử lý ảnh, phân loại tài liệu tự động, khả năng tích hợp hệ thống (API), cũng như tiêu chuẩn định dạng đầu ra (PDF, XML, JSON…).
4. Bảo mật và tuân thủ quy định pháp lý
Tài liệu nội bộ, đặc biệt là hồ sơ tài chính, pháp lý, nhân sự… cần được xử lý trong môi trường an toàn. Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị cung cấp cam kết về bảo mật, có chính sách kiểm soát truy cập, nhật ký thao tác, và cơ chế sao lưu, phục hồi dữ liệu rõ ràng.
Ngoài ra, cần đảm bảo đơn vị dịch vụ tuân thủ các quy định liên quan đến quyền riêng tư và lưu trữ.
5. Khả năng mở rộng và dịch vụ hậu mãi
Sự linh hoạt trong quy mô triển khai là một yếu tố quan trọng nếu doanh nghiệp cần số hóa theo từng giai đoạn hoặc muốn mở rộng trong tương lai.
Bên cạnh đó, các dịch vụ hỗ trợ sau khi bàn giao như bảo trì dữ liệu, chỉnh sửa lỗi, hỗ trợ khôi phục hoặc tích hợp hệ thống, cũng cần được cân nhắc để đảm bảo vận hành lâu dài.
6. Chi phí và hình thức thanh toán minh bạch
Giá cả là yếu tố quan trọng nhưng không nên là yếu tố duy nhất. Doanh nghiệp nên so sánh bảng giá dựa trên giá trị thực nhận được: tốc độ, độ chính xác, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật.
Cần làm rõ phương thức tính phí (theo trang, theo khối lượng, theo gói), các chi phí phát sinh (nếu có), và điều khoản thanh toán.
7. Hiểu biết về lĩnh vực chuyên môn
Mỗi ngành có đặc thù tài liệu riêng, từ cách tổ chức hồ sơ, định dạng biểu mẫu đến các quy định lưu trữ và tra cứu. Một đơn vị có hiểu biết ngành sẽ xử lý tài liệu hiệu quả hơn, đảm bảo phân loại đúng, nhận dạng chính xác và hỗ trợ triển khai sát với nhu cầu thực tế.
Điều này đặc biệt quan trọng trong các lĩnh vực như y tế, tài chính, pháp lý hay sản xuất kỹ thuật.
5 công ty dịch vụ số hóa uy tín
| Tên công ty | Giới thiệu | Lĩnh vực | Dịch vụ chủ yếu |
| DIGI-TEXX | Nhà cung cấp dịch vụ có trụ sở chính tại Đức và có mặt tại Việt Nam từ năm 2003. | Ngân hàng, Bảo hiểm, tổ chức chính phủ và phi chính phủ, hành chính,… | Quét và trích xuất tài liệu, xử lý tài liệu lịch sử, xử lý hóa đơn, nhập liệu, kiểm tra và dọn dẹp dữ liệu,… |
| BPO.MP | Đơn vị chuyên cung cấp giải pháp số hóa tài liệu tại Việt Nam, nổi bật với quy trình kiểm soát chất lượng nhiều tầng. | Y tế, hành chính, ngân hàng, bảo hiểm | Quét tài liệu, bóc tách thông tin, nhập liệu, lưu trữ số, kiểm tra dữ liệu |
| Expertrans Global | Công ty BPO đa quốc gia với hơn 15 năm kinh nghiệm, nổi bật ở khả năng bảo mật và xử lý khối lượng lớn. | Pháp lý, nhân sự, tài chính | Quét – mã hóa tài liệu, số hóa hồ sơ, quản lý dữ liệu, lưu trữ điện tử |
| DIT JSC | Có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thư viện và lưu trữ, đặc biệt với tài liệu chuyên ngành phức tạp. | Giáo dục, y tế, thư viện | Quét tài liệu, số hóa microfilm, lập chỉ mục, phân loại dữ liệu |
| CMC Global | Thành viên của CMC Corporation, cung cấp dịch vụ số hóa kết hợp các nền tảng lưu trữ và giải pháp số toàn diện. | Doanh nghiệp lớn, sản xuất, logistics | Số hóa tài liệu, lưu trữ đám mây, tích hợp hệ thống quản lý tài liệu (DMS, ECM) |
| FPT Software | Đơn vị công nghệ lớn với khả năng triển khai các dự án số hóa kết hợp AI, RPA và dữ liệu lớn. | Tập đoàn, ngân hàng, tổ chức chính phủ | Số hóa tài liệu, tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu, tích hợp hệ thống |
Tối ưu vận hành bắt đầu từ dữ liệu số
Dịch vụ số hóa không chỉ giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí lưu trữ và tăng tốc quy trình, mà còn mở ra khả năng khai thác dữ liệu hiệu quả hơn trong quản trị và ra quyết định. Khi tài liệu được chuẩn hóa và lưu trữ dưới dạng số, tổ chức dễ dàng tích hợp với các nền tảng số khác, tạo nền tảng cho chuyển đổi số bền vững.
Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng về loại tài liệu, nhu cầu khai thác và mức độ sẵn sàng về nhân lực, công nghệ. Việc đánh giá nội lực hiện tại, xác định mục tiêu số hóa rõ ràng và lựa chọn đối tác phù hợp sẽ giúp quá trình triển khai hiệu quả hơn, tránh lãng phí nguồn lực.
Dữ liệu khi được tổ chức tốt không chỉ là tài sản, mà còn là lợi thế cạnh tranh dài hạn. Và đầu tư cho dịch vụ số hóa là một bước khởi đầu đáng cân nhắc để khai thác giá trị đó một cách bài bản. Nếu bạn đang tìm hiểu thêm về cách số hóa tài liệu phù hợp với lĩnh vực hoạt động hoặc quy trình nội bộ, DIGI-TEXX sẵn sàng đồng hành và chia sẻ kinh nghiệm khi cần.
=> Tìm hiểu thêm:
